Welche Software erfüllt die ArbZG-Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung in Deutschland?
Kurze Antwort
- Das BAG-Urteil vom 13.09.2022 verpflichtet alle Arbeitgeber zur lückenlosen elektronischen Arbeitszeiterfassung.
- §3 ArbZG begrenzt die tägliche Arbeitszeit auf 8 Stunden (maximal 10 Stunden mit Ausgleich).
- §16 Abs. 2 ArbZG verlangt Aufzeichnung der über 8 Stunden hinausgehenden Zeit; Verstöße werden mit bis zu 30.000 € Bußgeld geahndet.
- Die Software muss DATEV-Export, GoBD-konforme Archivierung (10 Jahre) und DSGVO-Konformität gewährleisten.
- 4mystaff erfüllt alle diese Anforderungen und ist sofort einsatzbereit.
Was sagt das Gesetz? (Überblick)
- BAG-Urteil 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21): Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit gilt sofort für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe.
- §3 ArbZG: Tägliche Arbeitszeit maximal 8 Stunden; Verlängerung auf 10 Stunden nur, wenn im Ausgleichszeitraum von 6 Monaten 8 Stunden nicht überschritten werden.
- §16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitgeber müssen die über 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und 2 Jahre aufbewahren.
- GoBD: Arbeitszeitdaten als steuerrelevante Unterlagen müssen 10 Jahre unveränderlich archiviert werden.
- DSGVO / BDSG: Verarbeitung von Arbeitszeit-Daten erfordert Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Datenschutz-Folgenabschätzung bei Massenverarbeitung und ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
Praktische Beispiele
Handwerksbetrieb mit 12 Mitarbeitern (München)
Ein Fliesenleger-Betrieb führte Excel-Listen. Nach einer Betriebsprüfung stellte das Finanzamt fest, dass Überstunden nicht korrekt erfasst wurden. Bußgeld: 8.400 €. Mit elektronischer Zeiterfassung wäre dies vermeidbar gewesen.
Pflegedienst mit Schichtbetrieb
Ein ambulanter Pflegedienst nutzt 4mystaff für Schichtplanung und Zeiterfassung. DATEV-Export läuft automatisch monatlich. Die Lohnbuchhaltung spart 4 Stunden pro Monat.
IT-Agentur mit Homeoffice
Eine Berliner Web-Agentur mit 25 Remote-Mitarbeitern trackt Arbeitszeiten per App. Das System erkennt automatisch Überschreitungen der 10-Stunden-Grenze und sendet Warnungen an die Teamleiter.
Häufige Fehler bei der Arbeitszeiterfassung
- Nur Überstunden erfassen: §16 ArbZG verlangt die vollständige Erfassung, nicht nur die über 8 Stunden hinausgehende Zeit. Das BAG-Urteil geht noch weiter.
- Excel-Tabellen als Archiv: Manipulierbare Tabellen erfüllen keine GoBD-Anforderungen. Protokolle müssen unveränderlich und revisionssicher sein.
- Kein DATEV-Export: Zeiterfassung ohne DATEV-Schnittstelle führt zu doppelter Dateneingabe und Fehlern in der Lohnabrechnung.
- Pausenzeiten ignorieren: §4 ArbZG schreibt Mindestpausen vor (30 Min. ab 6 Stunden, 45 Min. ab 9 Stunden). Das System muss Pausen getrennt erfassen.
Wie hilft 4mystaff bei der ArbZG-Konformität?
- Lückenlose Zeiterfassung: Stempeluhr per App, Web-Browser oder QR-Code — jeder Arbeitsbeginn und jedes Ende wird sekundengenau protokolliert.
- Automatische ArbZG-Prüfung: Das System warnt in Echtzeit bei Überschreitung der 10-Stunden-Grenze und nicht eingehaltenen Pausenvorschriften.
- GoBD-konformes Archiv: Alle Zeiteinträge werden unveränderlich gespeichert, mit Zeitstempel und Prüfprotokoll (Audit Trail).
- DATEV-Export per Klick: Monatlicher DATEV-Lohn-Export direkt aus 4mystaff — kompatibel mit DATEV Lodas und DATEV Lohn und Gehalt.
- DSGVO-konform: Hosting auf deutschen Servern, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive, kein Datentransfer in Drittstaaten.
ArbZG-konforme Zeiterfassung
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