Ce conține un dosar de personal complet în 2026
Codul Muncii și legislația conexă impun un set minim de documente în dosarul fiecărui salariat: contractul individual de muncă semnat înainte de prima zi de lucru, fișa postului, actele adiționale pentru orice modificare ulterioară, dovada informării prevăzute la art. 17, fișa de instruire SSM și avizul de medicina muncii, plus actele de identitate și studii. 4mystaff structurează dosarul pe aceste categorii și marchează ce lipsește pentru fiecare angajat. La un control al Inspecției Muncii, exporti dosarul complet — toate documentele, în ordine, cu istoricul modificărilor — în loc să cauți prin bibliorafturi.
Acte adiționale generate automat, nu redactate manual
Orice modificare a elementelor contractuale (salariu, funcție, durata timpului de muncă, locul muncii) cere, conform art. 17 alin. (5) din Codul Muncii, un act adițional semnat anterior producerii efectelor. În 4mystaff, când schimbi salariul sau funcția unui angajat, sistemul completează actul adițional din șablon, îl trimite la semnătură electronică și îl arhivează în dosar — apoi pregătește transmiterea în Revisal. Nu mai există situația în care salariul real diferă de cel din ultimul act semnat, cea mai frecventă neconformitate găsită la controale.
GDPR pentru datele de personal: temei, retenție, acces
Datele angajaților sunt categorii care cer un temei clar de prelucrare și o politică de retenție. 4mystaff ține un registru al consimțămintelor (acolo unde consimțământul este temeiul) și aplică reguli de retenție per tip de document — de exemplu statele de plată se păstrează 50 de ani, dosarul de personal se arhivează după încetarea contractului conform legii. Accesul la dosar este controlat pe roluri (RBAC): un manager de echipă vede doar oamenii lui, HR-ul vede tot, iar fiecare acces este înregistrat în jurnalul de audit. Datele sensibile (date medicale din concediile medicale, de pildă) au acces restrâns suplimentar.
De la angajare la încetare: ciclul de viață al dosarului
Dosarul digital acoperă tot ciclul: la angajare colectezi documentele prin checklist de onboarding (acte, semnătură CIM, instruire SSM, aviz medical); pe parcurs adaugi acte adiționale, evaluări, fișe de instruire periodică; la încetare generezi decizia de încetare, adeverința de vechime și nota de lichidare, apoi arhivezi dosarul cu politica de retenție potrivită. Tot istoricul rămâne trasabil — util atât pentru litigii de muncă, cât și pentru a demonstra conformitatea la un control.
