Întrebări frecvente

Este suficient un fișier Excel sau CSV cu numele, funcția, departamentul, data angajării și salariul de bază — exact informațiile pe care le ai deja în statul de funcții. Mapăm automat coloanele la dosarul de angajat, iar restul (CIM, acte adiționale, date de contact) le completezi treptat. Echipa noastră te asistă la prima importare, fără cost suplimentar.

Fiecare modul — Dosare & Revisal, Pontaj & Concedii, Ture, Evaluări & OKR, Date salarizare — se activează independent din panoul de administrare. Pornești cu pontajul și concediile, de exemplu, și adaugi evaluările mai târziu, fără reconfigurare. Plătești doar pentru ce folosești, fără licență per funcție.

Da. Ai 14 zile de probă gratuită, cu acces la toate modulele și fără card la înregistrare. Dacă decizi să continui, activezi abonamentul din panou; dacă nu, contul se suspendă automat la finalul perioadei, fără nicio plată.

Da. Dacă administrezi un grup de firme sau ești furnizor de servicii HR pentru mai mulți clienți, le gestionezi pe toate dintr-un cont centralizat, cu comutare rapidă între companii. Fiecare entitate are dosarele, organigrama și pontajul separate, iar rapoartele se pot consolida pe grup.

Plata se face prin card bancar (Visa, Mastercard) sau transfer bancar pe baza facturii proforma. Poți alege facturare lunară sau anuală (cu reducere la plata anuală), per angajat activ sau per companie. Abonamentul se reînnoiește automat, dar îl poți modifica sau anula oricând din panou.

Angajații pontează din aplicația web sau de pe telefon, cu un singur tap la sosire și la plecare. Poți activa geolocalizarea pentru echipele de teren sau pontarea la un terminal fix pentru sediu. Orele lucrate se totalizează automat, inclusiv pauzele și orele suplimentare, fără foi de calcul manuale.

Angajatul depune cererea din aplicație, alege tipul (odihnă, medical, fără plată, eveniment special) și perioada, iar cererea ajunge instant la managerul direct pentru aprobare sau respingere. Totul rămâne în istoric, iar zilele aprobate se scad automat din soldul de concediu.

Soldul pornește de la minimul legal de 20 de zile lucrătoare pe an prevăzut de Codul Muncii (Legea 53/2003), la care adaugi zilele suplimentare din contract sau din politica internă. Platforma calculează automat acumularea proporțională la angajații noi, reportul anual și zilele rămase, vizibile în orice moment de angajat și de HR.

Da. Planificarea turelor se face vizual pe un calendar săptămânal sau lunar, cu șabloane reutilizabile pentru schimburile recurente. Sistemul semnalează suprapunerile, repausul minim între ture și depășirea normei, astfel încât planificarea să respecte timpul de muncă din Codul Muncii.

Orele lucrate peste programul normal sunt marcate automat ca suplimentare pe baza pontajului, separat de orele standard. Managerul le confirmă, iar acestea intră în raportul lunar fie ca timp liber compensatoriu, fie ca date pregătite pentru plata cu spor — conform politicii firmei și prevederilor Codului Muncii.

Da. Concediile aprobate și turele planificate se pot sincroniza cu Google Calendar și Outlook, astfel încât absențele colegilor să fie vizibile direct în calendarul echipei. Astfel eviți suprapunerile de concedii și planifici ședințele când oamenii sunt efectiv disponibili.

Dosarul centralizează CIM-ul, actele adiționale, fișa postului, copiile actelor de identitate, diplomele, fișa de instruire SSM și orice alt document încărcat — toate cu versionare și istoric. Ai astfel un dosar complet, ușor de regăsit la nevoie, în loc de dosare fizice împrăștiate prin birou.

Modificările de salariu, funcție, durată a contractului sau încetare se înregistrează în dosar și se pregătesc pentru transmiterea în Revisal conform HG 905/2017, respectiv în noul sistem REGES-ONLINE. Platforma îți semnalează termenele legale de raportare, astfel încât să transmiți la timp și să eviți sancțiunile.

Datele angajaților sunt criptate, accesul este restricționat pe roluri, iar fiecare vizualizare sau modificare rămâne în jurnalul de audit. Poți defini perioade de retenție și gestiona cererile angajaților (acces, rectificare, ștergere), respectând principiul minimizării datelor cerut de GDPR.

Da. La un control al Inspecției Muncii poți pune la dispoziție instant dosarele de personal, contractele, actele adiționale, evidența pontajului și a concediilor, totul exportabil în PDF. Pentru că datele sunt mereu actualizate și centralizate, nu mai pierzi timp căutând documente prin bibliorafturi.

Documentele sunt arhivate digital pe infrastructură proprie (servere Hetzner, datacenter Helsinki, în UE) și păstrate pe toată durata raporturilor de muncă plus perioadele legale ulterioare — statele de plată și documentele de personal au termene de păstrare de până la 50 de ani. Rămân accesibile pe toată durata abonamentului.

Configurezi cicluri de evaluare cu feedback de la manager, colegi, subalterni și autoevaluare. Definești competențele și grilele de notare, trimiți formularele automat și urmărești progresul fiecărui angajat. Rezultatele sunt centralizate, ușor de comparat în timp și de discutat în ședințele 1-la-1.

Da. Setezi obiective de companie, le descompui pe departamente și echipe, apoi le conectezi la rezultatele cheie (key results) ale fiecărui angajat. Progresul se actualizează vizibil, astfel încât fiecare om vede cum contribuie la obiectivele firmei, iar managementul are o imagine clară a alinierii.

Accesul este controlat pe roluri: administrator, HR, manager de echipă și angajat. Un manager vede doar oamenii din subordine, HR-ul vede întreaga organizație, iar angajatul își vede doar propriul dosar și cereri. Astfel datele sensibile rămân vizibile doar cui trebuie, în conformitate cu GDPR.

Poți activa autentificarea în doi pași (2FA) pentru toate conturile și conectarea prin Single Sign-On (SSO) cu Google Workspace sau Microsoft Entra ID. Sesiunile inactive expiră automat, iar jurnalul de audit înregistrează autentificările — protecție esențială pentru datele de personal.

La finalul lunii, 4mystaff consolidează pontajul aprobat, orele suplimentare, concediile și modificările contractuale într-un export structurat, gata de importat în software-ul de salarizare sau de trimis contabilului. 4mystaff nu calculează el însuși salariile — pregătește datele corecte, fără reintroducere manuală.

Da. Programul de afiliere îți oferă un cod unic de recomandare și comisioane recurente lunare pentru fiecare companie nouă care alege 4mystaff la recomandarea ta. Este ideal pentru consultanți HR, firme de salarizare și cabinete de dreptul muncii care lucrează deja cu angajatori.