Întrebări frecvente

Este suficient un fișier Excel sau CSV cu numele, funcția, departamentul, data angajării și salariul de bază — exact informațiile pe care le ai deja în statul de funcții. Mapăm automat coloanele la dosarul de angajat, iar restul (CIM, acte adiționale, date de contact) le completezi treptat. Echipa noastră te asistă la prima importare, fără cost suplimentar.

Fiecare modul — Dosare angajați, Pontaj & Concedii, Ture, Organigramă, Rapoarte de ore — se activează independent din panoul de administrare. Pornești cu pontajul și concediile, de exemplu, și adaugi planificarea turelor mai târziu, fără reconfigurare. Plătești doar pentru ce folosești, fără licență per funcție.

Da. Ai 6 luni gratuit, fără card și fără obligația unui an, cu acces la toate modulele. Dacă decizi să continui, activezi abonamentul din panou; dacă nu, contul se suspendă automat la finalul perioadei, fără nicio plată.

Da. Dacă administrezi un grup de firme sau ești furnizor de servicii HR pentru mai mulți clienți, le gestionezi pe toate dintr-un cont centralizat, cu comutare rapidă între companii. Fiecare entitate are dosarele, organigrama și pontajul separate, iar rapoartele se pot consolida pe grup.

Plata se face prin card bancar (Visa, Mastercard) sau transfer bancar pe baza facturii proforma. Poți alege facturare lunară sau anuală (cu reducere la plata anuală), per angajat activ sau per companie. Abonamentul se reînnoiește automat, dar îl poți modifica sau anula oricând din panou.

Angajații pontează din aplicația web sau de pe telefon, cu un singur tap la sosire și la plecare. Poți activa geolocalizarea pentru echipele de teren sau pontarea la un terminal fix pentru sediu. Orele lucrate se totalizează automat, inclusiv pauzele și orele suplimentare, fără foi de calcul manuale.

Angajatul depune cererea din aplicație, alege tipul (odihnă, medical, fără plată, eveniment special) și perioada, iar cererea ajunge instant la managerul direct pentru aprobare sau respingere. Totul rămâne în istoric, iar zilele aprobate se scad automat din soldul de concediu.

Soldul pornește de la minimul legal de 20 de zile lucrătoare pe an prevăzut de Codul Muncii (Legea 53/2003), la care adaugi zilele suplimentare din contract sau din politica internă. Platforma calculează automat acumularea proporțională la angajații noi, reportul anual și zilele rămase, vizibile în orice moment de angajat și de HR.

Da. Planificarea turelor se face vizual pe un calendar săptămânal sau lunar, cu șabloane reutilizabile pentru schimburile recurente. Sistemul semnalează suprapunerile, repausul minim între ture și depășirea normei, astfel încât planificarea să respecte timpul de muncă din Codul Muncii.

Orele lucrate peste programul normal sunt marcate automat ca suplimentare pe baza pontajului, separat de orele standard. Managerul le confirmă, iar acestea intră în raportul lunar unde le poți trata ca timp liber compensatoriu sau ca ore plătite cu spor — conform politicii firmei și prevederilor Codului Muncii.

Da. Concediile aprobate și turele planificate apar în calendarul echipei din 4mystaff, astfel încât absențele colegilor să fie vizibile dintr-o privire. Astfel eviți suprapunerile de concedii și planifici ședințele când oamenii sunt efectiv disponibili.

Dosarul centralizează CIM-ul, actele adiționale, fișa postului, copiile actelor de identitate, diplomele, fișa de instruire SSM și orice alt document încărcat — toate cu versionare și istoric. Ai astfel un dosar complet, ușor de regăsit la nevoie, în loc de dosare fizice împrăștiate prin birou.

Nu. 4mystaff nu face raportări către autorități: transmiterea în registrul general de evidență a salariaților rămâne în sarcina angajatorului sau a contabilului. Modificările de salariu, funcție, durată a contractului sau încetare rămân însă consemnate în dosarul angajatului, cu istoric, astfel încât ai la îndemână datele de care ai nevoie pentru raportare.

Accesul la datele angajaților este restricționat pe roluri, astfel încât fiecare utilizator vede doar ce îi este necesar. Angajatorul rămâne operatorul datelor și răspunde de cererile angajaților (acces, rectificare, ștergere) și de respectarea principiului minimizării datelor cerut de GDPR.

Da. La un control al Inspecției Muncii poți pune la dispoziție instant dosarele de personal, contractele, actele adiționale, evidența pontajului și a concediilor, totul exportabil în PDF. Pentru că datele sunt mereu actualizate și centralizate, nu mai pierzi timp căutând documente prin bibliorafturi.

Documentele sunt păstrate digital pe infrastructură din Uniunea Europeană și rămân accesibile pe toată durata abonamentului. Termenele legale de păstrare a documentelor de personal sunt lungi, de aceea e bine să ai și o copie exportată la încheierea abonamentului.

Da. Organigrama arată departamentele, echipele și relațiile de subordonare, construite din datele angajaților. Când cineva își schimbă funcția sau managerul, structura se actualizează în aplicație, iar fiecare om vede cui raportează.

Da. Creezi departamentele și echipele firmei, atribui fiecare angajat unei structuri și unui manager, iar rapoartele de ore și calendarul de concedii se pot filtra pe departament. Astfel fiecare manager are o imagine clară asupra propriei echipe.

Accesul este controlat pe roluri: administrator, HR, manager de echipă și angajat. Un manager vede doar oamenii din subordine, HR-ul vede întreaga organizație, iar angajatul își vede doar propriul dosar și cereri. Astfel datele sensibile rămân vizibile doar cui trebuie, în conformitate cu GDPR.

Fiecare utilizator se autentifică cu propriul cont, iar accesul este limitat de rolul primit: angajatul își vede doar datele proprii, managerul doar echipa lui. Când cineva pleacă din firmă, îi dezactivezi contul din panou, iar accesul încetează imediat.

La finalul lunii, 4mystaff centralizează pontajul aprobat, orele suplimentare și concediile într-un raport lunar de ore pe angajat și pe departament, pe care îl poți descărca și trimite contabilului. 4mystaff nu face salarizarea — calculul salariilor rămâne în sarcina contabilului sau a programului de salarizare.

Da. Programul de afiliere îți oferă un cod unic de recomandare și comisioane recurente lunare pentru fiecare companie nouă care alege 4mystaff la recomandarea ta. Este ideal pentru consultanți HR, firme de salarizare și cabinete de dreptul muncii care lucrează deja cu angajatori.