Ce conține un dosar de personal complet în 2026
Codul Muncii și legislația conexă impun un set minim de documente în dosarul fiecărui salariat: contractul individual de muncă semnat înainte de prima zi de lucru, fișa postului, actele adiționale pentru orice modificare ulterioară, dovada informării prevăzute la art. 17, fișa de instruire SSM și avizul de medicina muncii, plus actele de identitate și studii. 4mystaff structurează dosarul pe aceste categorii și marchează ce lipsește pentru fiecare angajat. La un control al Inspecției Muncii, ai dosarul complet — toate documentele, în ordine, cu istoricul modificărilor — în loc să cauți prin bibliorafturi.
Acte adiționale păstrate în dosar, în ordine
Orice modificare a elementelor contractuale (salariu, funcție, durata timpului de muncă, locul muncii) cere, conform art. 17 alin. (5) din Codul Muncii, un act adițional semnat anterior producerii efectelor. În 4mystaff, actul adițional semnat se arhivează în dosarul angajatului, alături de cele anterioare. Astfel vezi ușor dacă ultimul act semnat reflectă situația reală — nepotrivirea dintre ele este o neconformitate frecventă la controale.
GDPR pentru datele de personal: temei și acces
Datele angajaților cer un temei clar de prelucrare, iar GDPR cere ca accesul la ele să fie limitat la cine are nevoie. În 4mystaff, documentele GDPR ale fiecărui angajat (informări, acorduri acolo unde consimțământul este temeiul) stau în dosarul lui, iar accesul la dosar este controlat prin roluri și permisiuni: un manager de echipă vede doar oamenii lui, HR-ul vede tot. Perioadele de păstrare le stabilește angajatorul, conform legii — de exemplu, statele de salarii se păstrează 50 de ani.
De la angajare la încetare: ciclul de viață al dosarului
Dosarul digital acoperă tot ciclul: la angajare adaugi documentele de angajare (acte, CIM semnat, instruire SSM, aviz medical); pe parcurs adaugi acte adiționale și fișe de instruire periodică; la încetare adaugi decizia de încetare și celelalte acte, iar dosarul rămâne arhivat. Tot istoricul rămâne la îndemână — util atât pentru litigii de muncă, cât și pentru a demonstra conformitatea la un control.
