Vacaciones y ausencias online

Solicitudes de vacaciones enviadas desde la aplicación, aprobadas por el responsable, con el saldo de días calculado automáticamente — vacaciones, baja médica, permisos retribuidos y sin sueldo, todo en un único calendario de equipo.

Las solicitudes de vacaciones por correo o en papel implican saldos llevados en hojas de cálculo que ya no cuadran, aprobaciones bloqueadas cuando el responsable está fuera, y solapamientos que se descubren demasiado tarde. 4mystaff digitaliza todo el flujo de vacaciones y ausencias: el empleado presenta la solicitud desde la aplicación, esta llega automáticamente a su responsable directo en el organigrama para su aprobación, y el saldo de vacaciones se actualiza solo. Ves en un calendario de equipo quién está fuera y cuándo, evitas quedarte sin cobertura y llevas el control de todos los tipos de ausencia — vacaciones, baja médica, sin sueldo, permisos retribuidos y ausencias por formación.

Solicitudes de vacaciones enviadas desde la aplicación, dirigidas automáticamente al responsable directo del organigrama.
Saldo de vacaciones calculado automáticamente, incluida la parte proporcional para las altas nuevas o a tiempo parcial.
Todos los tipos de ausencia: vacaciones, baja médica, sin sueldo, permisos retribuidos, formación profesional.
Calendario de equipo: ves al instante quién está fuera, evitas solapamientos y verificas la cobertura mínima.
El mínimo legal de 30 días naturales de vacaciones al año que fija el art. 38 del Estatuto de los Trabajadores, con el calendario de disfrute definido antes del 30 de abril.
Aprobación en varios pasos (responsable + RRHH) cuando sea necesario, con notificaciones y plazos.
La baja médica se registra como ausencia y se enlaza con el fichaje — sin horas "sin justificar".
Informes de absentismo y de saldo restante por empleado, equipo y empresa, exportables.

El flujo de una solicitud de vacaciones, desde la petición hasta la aprobación

El empleado elige el tipo de ausencia, el intervalo de fechas y, opcionalmente, adjunta un documento (por ejemplo, un parte de baja médica). La solicitud llega automáticamente a su responsable directo, siguiendo las líneas de reporte del organigrama; el responsable la aprueba o la rechaza con un solo clic, pudiendo ver quién más del equipo está fuera en ese periodo. Cuando se necesita un segundo paso (validación de RRHH), el flujo lo incluye. El empleado recibe una notificación en cada cambio de estado, y los días aprobados se descuentan automáticamente del saldo.

El saldo de días, calculado correctamente — incluida la parte proporcional

El art. 38 ET garantiza un mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año, y el calendario de vacaciones debe fijarse y comunicarse a los trabajadores con al menos dos meses de antelación al periodo de disfrute. 4mystaff calcula automáticamente el saldo de cada empleado: el derecho anual, los días disfrutados, los días restantes y, para quienes se incorporan durante el año o trabajan a tiempo parcial, el cálculo proporcional. Ya no existe la situación en que el saldo de la hoja de cálculo difiere de la realidad o en que un empleado disfruta más días de los que le corresponden.

La baja médica y su vínculo con el fichaje

La baja médica se registra como una ausencia justificada, con el parte adjunto, y se refleja automáticamente en el fichaje — de modo que esos días no aparecen como huecos sin justificar en el cierre de mes. La prestación económica propiamente dicha la calcula la Seguridad Social a partir del parte médico, pero el registro de RRHH (el intervalo de fechas, el tipo de baja, el documento justificativo) se mantiene en 4mystaff y se traslada a nómina. El mismo enfoque se aplica a la baja por maternidad/paternidad o al permiso para el cuidado de un hijo enfermo.

El calendario de equipo y la planificación de la cobertura

El mayor valor de un módulo de vacaciones es la visibilidad: el calendario de equipo muestra de un vistazo quién está fuera y cuándo, por departamento y por empresa. El responsable ve si aprobar una solicitud dejaría al equipo sin cobertura suficiente en un periodo de mucha actividad, y puede pedir que se reprograme. RRHH hace seguimiento del absentismo con informes agregados — días disfrutados por equipo, el saldo total de vacaciones pendientes de disfrutar (una obligación que la empresa debe gestionar) y los patrones de ausencia. Todos estos informes son exportables.

Referencias legales

Estatuto de los Trabajadores, art. 38 — vacaciones anuales (30 días naturales)
Estatuto de los Trabajadores, art. 37 — permisos retribuidos y descansos
Directiva 2003/88/CE, art. 7 — vacaciones anuales retribuidas
LOPDGDD art. 87–90 — tratamiento de datos en solicitudes y ausencias

Preguntas frecuentes

¿A cuántos días de vacaciones tiene derecho un empleado al año?

Un mínimo de 30 días naturales al año, conforme al art. 38 del Estatuto de los Trabajadores. El convenio colectivo o el contrato individual puede reconocer más días. 4mystaff calcula el saldo de cada empleado, incluida la parte proporcional para quienes se incorporan durante el año.

¿Cómo se calculan las vacaciones de un empleado que se incorpora a mitad de año?

De forma proporcional al periodo trabajado ese año. Por ejemplo, un empleado que empieza el 1 de julio tiene derecho aproximadamente a la mitad de las vacaciones anuales. 4mystaff hace este cálculo automáticamente, sin que RRHH tenga que llevarlo en una hoja de cálculo.

¿Se pierden los días de vacaciones no disfrutados a fin de año?

Las vacaciones deben disfrutarse, con carácter general, dentro del año natural, salvo los supuestos que la ley y la jurisprudencia permiten trasladar al ejercicio siguiente (por ejemplo, coincidencia con una incapacidad temporal). 4mystaff hace seguimiento de estos casos según las reglas configuradas y señala los saldos elevados pendientes.

¿A quién llega una solicitud de vacaciones para su aprobación?

Al responsable directo del empleado, según las líneas de reporte del organigrama. Si el proceso exige también validación de RRHH, el flujo incluye un segundo paso. No es necesario configurar el destinatario por separado — se toma automáticamente de la estructura.

¿Se gestiona también aquí la baja médica?

Sí, como registro de RRHH: se anota el intervalo de fechas, se adjunta el parte y la ausencia se refleja en el fichaje. El cálculo de la prestación propiamente dicha corresponde a la Seguridad Social, a partir de estos datos trasladados.

¿Puedo ver quién está fuera antes de aprobar una solicitud?

Sí. Al aprobar, el responsable ve el calendario de equipo para el periodo solicitado y puede evitar solapamientos que dejarían al equipo sin cobertura suficiente. Existe también un calendario a nivel de empresa para una visión de conjunto.

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