Questions fréquentes

Un fichier Excel ou CSV avec les noms, fonctions, services, dates d'embauche et salaire de base suffit — exactement les informations que vous tenez déjà dans votre état des effectifs. Nous associons automatiquement les colonnes au dossier du salarié ; le reste (contrat de travail (CIM), avenants, coordonnées) se complète progressivement. Notre équipe vous assiste lors du premier import, sans frais supplémentaires.

Chaque module — Dossiers & Registre unique, Pointage & Congés, Équipes, Évaluations & OKR, Données de paie — s'active indépendamment depuis le panneau d'administration. Vous commencez par le pointage et les congés, par exemple, et ajoutez les évaluations plus tard, sans reconfiguration. Vous ne payez que pour ce que vous utilisez, sans licence par fonction.

Oui. Vous disposez de 6 mois gratuits, avec accès à tous les modules, sans carte à l'inscription et sans engagement annuel. Si vous décidez de continuer, vous activez l'abonnement depuis le panneau ; sinon, le compte est suspendu automatiquement à la fin de la période, sans aucun paiement.

Oui. Si vous dirigez un groupe de sociétés ou fournissez des services RH à plusieurs clients, vous les gérez toutes depuis un compte centralisé, avec basculement rapide entre les sociétés. Chaque entité conserve ses dossiers, son organigramme et son pointage séparément, tandis que les rapports peuvent être consolidés au niveau du groupe.

Carte bancaire (Visa, Mastercard) ou virement contre proforma. Facturation mensuelle ou annuelle (remise sur l'annuel), par salarié actif ou par société. L'abonnement se renouvelle automatiquement, mais vous pouvez le modifier ou l'annuler à tout moment depuis le panneau.

Les salariés pointent depuis l'application web ou leur téléphone, d'un seul geste à l'arrivée et au départ. Vous pouvez activer la géolocalisation pour les équipes de terrain ou le pointage sur une borne fixe pour le site. Les heures travaillées sont totalisées automatiquement, pauses et heures supplémentaires comprises, sans tableaux manuels.

Le salarié dépose la demande depuis l'application, choisit le type (repos, maladie, sans solde, événement spécial) et la période, et la demande parvient instantanément à son responsable direct pour approbation ou refus. Tout reste dans l'historique, et les jours approuvés sont déduits automatiquement du solde de congés.

Le solde part du minimum légal de 20 jours ouvrables par an prévu par le Code du travail roumain (loi 53/2003), auquel s'ajoutent les jours supplémentaires du contrat ou de la politique interne. La plateforme calcule automatiquement l'acquisition au prorata pour les nouveaux embauchés, le report annuel et les jours restants, visibles à tout moment par le salarié et par les RH.

Oui. La planification des équipes se fait visuellement sur un calendrier hebdomadaire ou mensuel, avec des modèles réutilisables pour les équipes récurrentes. Le système signale les chevauchements, le repos minimal entre équipes et le dépassement de la norme, afin que la planification respecte le temps de travail du Code du travail.

Les heures travaillées au-delà de l'horaire normal sont automatiquement marquées comme supplémentaires d'après le pointage, séparément des heures standard. Le responsable les confirme, et elles alimentent le rapport mensuel soit comme repos compensateur, soit comme données prêtes pour le paiement majoré — selon la politique de l'entreprise et les dispositions du Code du travail.

Oui. Les congés approuvés et les équipes planifiées peuvent se synchroniser avec Google Calendar et Outlook, afin que les absences des collègues soient visibles directement dans le calendrier de l'équipe. Vous évitez ainsi les chevauchements de congés et planifiez les réunions quand les personnes sont réellement disponibles.

Le dossier centralise le contrat de travail (CIM), les avenants, la fiche de poste, les copies des pièces d'identité, les diplômes, la fiche de formation à la sécurité au travail et tout autre document chargé — le tout avec versionnage et historique. Vous disposez ainsi d'un dossier complet, facile à retrouver en cas de besoin, au lieu de classeurs physiques éparpillés dans le bureau.

Les modifications de salaire, de fonction, de durée du contrat ou de cessation sont enregistrées dans le dossier et exportées au format attendu : registre unique du personnel (art. L1221-13 du Code du travail), éléments de la DPAE et données nécessaires à la DSN transmise à l'URSSAF. La plateforme vous signale les échéances légales de déclaration, afin que vous transmettiez à temps et évitiez les sanctions.

Les données des salariés sont chiffrées, l'accès est restreint par rôle, et chaque consultation ou modification reste dans le journal d'audit. Vous pouvez définir des durées de conservation et gérer les demandes des salariés (accès, rectification, effacement), en respectant le principe de minimisation des données exigé par le RGPD.

Oui. Lors d'un contrôle de l'Inspection du travail, vous pouvez mettre à disposition instantanément les dossiers du personnel, les contrats, les avenants, le relevé de pointage et des congés, le tout exportable en PDF. Comme les données sont toujours à jour et centralisées, vous ne perdez plus de temps à chercher des documents dans les classeurs.

Les documents sont archivés numériquement sur notre propre infrastructure (serveurs Hetzner, datacenter Helsinki, dans l'UE) et conservés pendant toute la durée de la relation de travail, plus les périodes légales ultérieures — les états de paie et les documents du personnel ont des durées de conservation pouvant aller jusqu'à 50 ans. Ils restent accessibles pendant toute la durée de l'abonnement.

Vous configurez des cycles d'évaluation avec un retour du responsable, des collègues, des subordonnés et une auto-évaluation. Vous définissez les compétences et les grilles de notation, envoyez les formulaires automatiquement et suivez la progression de chaque salarié. Les résultats sont centralisés, faciles à comparer dans le temps et à aborder lors des entretiens en tête-à-tête.

Oui. Vous fixez des objectifs d'entreprise, vous les déclinez par services et équipes, puis vous les reliez aux résultats clés (key results) de chaque salarié. La progression se met à jour de façon visible, afin que chacun voie comment il contribue aux objectifs de la société et que la direction ait une vision claire de l'alignement.

L'accès est contrôlé par rôle : administrateur, RH, responsable d'équipe et salarié. Un responsable ne voit que les personnes sous sa responsabilité, les RH voient toute l'organisation, et le salarié ne voit que son propre dossier et ses demandes. Les données sensibles restent ainsi visibles uniquement par ceux qui en ont besoin, conformément au RGPD.

Vous pouvez activer l'authentification à deux facteurs (2FA) sur tous les comptes et la connexion par authentification unique (SSO) avec Google Workspace ou Microsoft Entra ID. Les sessions inactives expirent automatiquement, et le journal d'audit enregistre les connexions — une protection essentielle pour les données du personnel.

En fin de mois, 4mystaff consolide le pointage approuvé, les heures supplémentaires, les congés et les modifications contractuelles dans un export structuré, prêt à importer dans votre logiciel de paie ou à envoyer à votre comptable. 4mystaff ne calcule pas lui-même les salaires — il prépare des données correctes, sans ressaisie manuelle.

Oui. Le programme d'affiliation vous offre un code de parrainage unique et des commissions mensuelles récurrentes pour chaque nouvelle société qui choisit 4mystaff sur votre recommandation. Il est idéal pour les consultants RH, les cabinets de paie et les cabinets de droit du travail qui travaillent déjà avec des employeurs.