Preguntas frecuentes

Basta un archivo Excel o CSV con el nombre, el puesto, el departamento, la fecha de alta y el salario base — exactamente los datos que ya tienes en tu plantilla de personal. Mapeamos automáticamente las columnas al expediente del empleado; el resto (contrato, anexos, datos de contacto) lo completas poco a poco. Nuestro equipo te acompaña en la primera importación, sin coste adicional.

Cada módulo — Expedientes y cumplimiento, Fichaje y vacaciones, Turnos, Evaluaciones y OKR, Datos de nómina — se activa de forma independiente desde el panel de administración. Puedes empezar por el fichaje y las vacaciones, por ejemplo, y añadir las evaluaciones más adelante sin reconfigurar nada. Solo pagas por lo que usas, sin licencia por función.

Sí. Dispones de 6 meses gratis con acceso a todos los módulos, sin necesidad de tarjeta al registrarte y sin compromiso anual. Si decides continuar, activas la suscripción desde el panel; si no, la cuenta se suspende automáticamente al final del periodo, sin ningún cargo.

Sí. Si gestionas un grupo empresarial o prestas servicios de RRHH a varios clientes, los administras todos desde una cuenta centralizada, con cambio rápido entre empresas. Cada entidad mantiene su propio expediente, organigrama y fichaje por separado, mientras que los informes se pueden consolidar a nivel de grupo.

El pago se realiza con tarjeta (Visa, Mastercard) o por transferencia bancaria contra factura proforma. Puedes elegir facturación mensual o anual (con descuento en el pago anual), por empleado activo o por empresa. La suscripción se renueva automáticamente, pero puedes modificarla o cancelarla en cualquier momento desde el panel.

Los empleados fichan desde la aplicación web o el móvil con un solo toque al entrar y al salir. Puedes activar la geolocalización para equipos que trabajan fuera de la oficina o el fichaje en un terminal fijo para el centro de trabajo. Las horas trabajadas se totalizan automáticamente, incluidas las pausas y las horas extra, sin hojas de cálculo manuales — cumpliendo el registro diario de jornada exigido por el RDL 8/2019.

El empleado presenta la solicitud desde la aplicación, elige el tipo (vacaciones, baja médica, sin sueldo, permiso retribuido) y las fechas, y la solicitud llega al instante a su responsable directo para su aprobación o rechazo. Todo queda en el historial, y los días aprobados se descuentan automáticamente del saldo de vacaciones.

El saldo parte del mínimo legal de 30 días naturales al año que fija el art. 38 del Estatuto de los Trabajadores, al que se suman los días adicionales del convenio colectivo o de la política interna. La plataforma calcula automáticamente la parte proporcional para las altas nuevas, el arrastre de días cuando el convenio lo permite y los días restantes, visibles en todo momento tanto para el empleado como para RRHH.

Sí. La planificación de turnos se hace de forma visual en un calendario semanal o mensual, con plantillas reutilizables para los turnos recurrentes. El sistema avisa de los solapamientos, del descanso mínimo entre turnos y de la superación de la jornada máxima, de modo que la planificación respete el tiempo de trabajo del Estatuto de los Trabajadores.

Las horas trabajadas por encima de la jornada pactada se marcan automáticamente como extraordinarias a partir del fichaje, separadas de las horas ordinarias. El art. 35 ET fija un máximo de 80 horas extra al año por trabajador (salvo que el convenio establezca otro límite) y distingue entre horas estructurales, con cotización reducida a la Seguridad Social (14 %), y no estructurales, con cotización ordinaria (28,3 %). El responsable las confirma, y el sistema genera el resumen listo para incluir en la nómina o compensar con descanso.

Sí. Las vacaciones aprobadas y los turnos planificados se pueden sincronizar con Google Calendar y Outlook, de forma que las ausencias de los compañeros se vean directamente en el calendario del equipo. Así evitas solapamientos de vacaciones y planificas las reuniones cuando las personas están realmente disponibles.

El expediente centraliza el contrato de trabajo, los anexos, la descripción del puesto, las copias del DNI/NIE, los títulos, la ficha de prevención de riesgos laborales y cualquier otro documento cargado — todo con control de versiones e historial. Tienes así un expediente completo y fácil de localizar cuando lo necesitas, en lugar de carpetas físicas repartidas por la oficina.

Las altas, las modificaciones de salario o de puesto y las bajas quedan registradas en el expediente y se preparan en el formato necesario para comunicar el contrato al SEPE a través de Contrat@ y para gestionar el alta y las variaciones de datos ante la Tesorería General de la Seguridad Social (Sistema RED). La plataforma avisa de los plazos legales de comunicación para que no incurras en sanciones por retraso.

Los datos de los empleados están cifrados, el acceso está restringido por roles, y cada consulta o modificación queda registrada en el historial de auditoría. Puedes definir plazos de conservación y gestionar las solicitudes de los empleados (acceso, rectificación, supresión), respetando el principio de minimización de datos que exigen el RGPD y la LOPDGDD.

Sí. Ante una inspección de Trabajo y Seguridad Social puedes aportar al instante los expedientes de personal, los contratos, los anexos, el registro de jornada y el historial de vacaciones, todo exportable a PDF. Como los datos están siempre actualizados y centralizados, dejas de perder tiempo buscando documentos en archivadores — algo especialmente relevante dado el volumen de expedientes abiertos por la ITSS por falta de registro horario.

Los documentos se archivan digitalmente en infraestructura propia (servidores Hetzner, centro de datos de Helsinki, dentro de la UE) y se conservan durante toda la relación laboral más los plazos legales posteriores — el registro de jornada debe conservarse 4 años según el art. 34.9 ET, y la documentación de nómina tiene plazos de conservación adicionales. Permanecen accesibles durante toda la vigencia de la suscripción.

Configuras ciclos de evaluación con comentarios del responsable, de los compañeros, de los subordinados y autoevaluación. Defines las competencias y las escalas de puntuación, envías los formularios automáticamente y sigues el progreso de cada empleado. Los resultados quedan centralizados, son fáciles de comparar en el tiempo y de comentar en las reuniones individuales.

Sí. Defines los objetivos de empresa, los desglosas por departamentos y equipos, y después los conectas con los resultados clave (key results) de cada empleado. El progreso se actualiza de forma visible, de modo que cada persona ve cómo contribuye a los objetivos de la empresa y la dirección tiene una imagen clara del grado de alineación.

El acceso se controla por roles: administrador, RRHH, responsable de equipo y empleado. Un responsable solo ve a las personas a su cargo, RRHH ve toda la organización, y el empleado solo ve su propio expediente y sus propias solicitudes. Así los datos sensibles permanecen visibles únicamente para quien los necesita, conforme al RGPD.

Puedes activar la autenticación en dos pasos (2FA) para todas las cuentas y el inicio de sesión mediante Single Sign-On (SSO) con Google Workspace o Microsoft Entra ID. Las sesiones inactivas caducan automáticamente, y el registro de auditoría deja constancia de los inicios de sesión — una protección esencial para los datos del personal.

A final de mes, 4mystaff consolida el fichaje aprobado, las horas extra, las vacaciones y los cambios contractuales en una exportación estructurada, lista para importar en tu programa de nóminas o enviar a tu gestoría. 4mystaff no calcula las nóminas por sí mismo — prepara los datos correctos, sin necesidad de introducirlos de nuevo a mano.

Sí. El programa de afiliados te da un código de referido único y comisiones mensuales recurrentes por cada nueva empresa que elija 4mystaff por tu recomendación. Es ideal para consultores de RRHH, gestorías laborales y despachos de derecho laboral que ya trabajan con empresas.