Häufig gestellte Fragen

Eine Excel- oder CSV-Datei mit Name, Funktion, Abteilung, Eintrittsdatum und Grundgehalt genügt — genau die Angaben, die Sie bereits in Ihrem Stellenplan führen. Wir ordnen die Spalten automatisch der Mitarbeiterakte zu; den Rest (Arbeitsvertrag (CIM), Zusatzvereinbarungen, Kontaktdaten) ergänzen Sie nach und nach. Unser Team unterstützt Sie beim ersten Import ohne Zusatzkosten.

Jedes Modul — Akten & Meldungen, Zeiterfassung & Urlaub, Schichten, Beurteilungen & OKR, Lohndaten — lässt sich unabhängig im Verwaltungsbereich aktivieren. Sie starten zum Beispiel mit Zeiterfassung und Urlaub und ergänzen die Beurteilungen später, ganz ohne Neukonfiguration. Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen, ohne Lizenz pro Funktion.

Ja. Sie erhalten 6 Monate kostenlos mit Zugriff auf alle Module, ohne Karte bei der Anmeldung und ohne Jahresbindung. Wenn Sie weitermachen möchten, aktivieren Sie das Abonnement im Verwaltungsbereich; andernfalls wird das Konto am Ende der Testphase automatisch gesperrt, ohne jede Zahlung.

Ja. Wenn Sie eine Firmengruppe leiten oder HR-Dienstleistungen für mehrere Kunden erbringen, verwalten Sie alle über ein zentrales Konto mit schnellem Wechsel zwischen den Unternehmen. Jede Einheit führt ihre eigenen Akten, ihr Organigramm und ihre Zeiterfassung getrennt, während Berichte auf Gruppenebene konsolidiert werden können.

Karte (Visa, Mastercard) oder Banküberweisung gegen Proforma-Rechnung. Wählen Sie monatliche oder jährliche Abrechnung (Rabatt bei Jahreszahlung), pro aktivem Mitarbeiter oder pro Unternehmen. Das Abonnement verlängert sich automatisch, lässt sich aber jederzeit im Verwaltungsbereich ändern oder kündigen.

Mitarbeiter erfassen ihre Zeit über die Web-App oder das Smartphone, mit einem einzigen Tippen beim Kommen und Gehen. Sie können die Geolokalisierung für Außendienstteams oder die Erfassung an einem festen Terminal für den Standort aktivieren. Die geleisteten Stunden werden automatisch zusammengezählt, einschließlich Pausen und Überstunden, ganz ohne manuelle Tabellen.

Der Mitarbeiter stellt den Antrag in der App, wählt die Art (Erholung, Krankheit, unbezahlt, besonderes Ereignis) und den Zeitraum, und der Antrag landet sofort beim direkten Vorgesetzten zur Genehmigung oder Ablehnung. Alles bleibt im Verlauf erhalten, und genehmigte Tage werden automatisch vom Urlaubssaldo abgezogen.

Der Saldo geht vom gesetzlichen Mindestanspruch von 20 Arbeitstagen pro Jahr gemäß dem rumänischen Arbeitsgesetzbuch (Gesetz 53/2003) aus, zuzüglich der zusätzlichen Tage aus dem Vertrag oder der internen Regelung. Die Plattform berechnet automatisch den anteiligen Anspruch für neue Mitarbeiter, den jährlichen Übertrag und die Resttage, jederzeit für Mitarbeiter und HR einsehbar.

Ja. Die Schichtplanung erfolgt visuell auf einem Wochen- oder Monatskalender, mit wiederverwendbaren Vorlagen für wiederkehrende Schichten. Das System weist auf Überschneidungen, die Mindestruhezeit zwischen Schichten und das Überschreiten der Norm hin, damit die Planung die Arbeitszeitvorgaben des Arbeitsgesetzbuchs einhält.

Über die normale Arbeitszeit hinaus geleistete Stunden werden anhand der Zeiterfassung automatisch als Überstunden markiert, getrennt von den Standardstunden. Der Vorgesetzte bestätigt sie, und sie fließen in den Monatsbericht ein, entweder als Freizeitausgleich oder als Daten für die Zuschlagsvergütung — je nach Firmenregelung und den Vorgaben des Arbeitsgesetzbuchs.

Ja. Genehmigter Urlaub und geplante Schichten lassen sich mit Google Calendar und Outlook synchronisieren, sodass die Abwesenheiten der Kollegen direkt im Teamkalender sichtbar sind. So vermeiden Sie sich überschneidende Urlaube und planen Besprechungen dann, wenn die Mitarbeiter tatsächlich verfügbar sind.

Die Akte bündelt den Arbeitsvertrag (CIM), die Zusatzvereinbarungen, die Stellenbeschreibung, Kopien der Ausweisdokumente, Diplome, das Arbeitsschutz-Einweisungsblatt und jedes weitere hochgeladene Dokument — alles mit Versionierung und Verlauf. So erhalten Sie eine vollständige Akte, die bei Bedarf leicht auffindbar ist, statt physischer Ordner, die im Büro verstreut sind.

Änderungen bei Gehalt, Funktion, Vertragsdauer oder Beendigung werden in der Akte erfasst und stehen als Grundlage für die Lohnabrechnung bereit, ebenso für Nachweise gemäß Nachweisgesetz (NachwG) §2 und die Daten für die Sozialversicherungsmeldungen nach DEÜV. Die Plattform weist Sie auf die gesetzlichen Meldefristen hin, damit Sie rechtzeitig übermitteln und Sanktionen vermeiden.

Die Mitarbeiterdaten sind verschlüsselt, der Zugriff ist rollenbasiert eingeschränkt, und jede Ansicht oder Änderung bleibt im Audit-Protokoll erhalten. Sie können Aufbewahrungsfristen festlegen und Anfragen der Mitarbeiter (Auskunft, Berichtigung, Löschung) bearbeiten und dabei den von der DSGVO geforderten Grundsatz der Datenminimierung wahren.

Ja. Bei einer Prüfung durch die Gewerbeaufsicht oder die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) können Sie sofort die Personalakten, Verträge, Zusatzvereinbarungen, die Zeiterfassung und die Urlaubsübersicht bereitstellen, alles als PDF exportierbar. Weil die Daten stets aktuell und zentralisiert sind, verlieren Sie keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumenten in Ordnern.

Die Dokumente werden digital auf eigener Infrastruktur archiviert (Hetzner-Server, Rechenzentrum Helsinki, in der EU) und für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses zuzüglich der anschließenden gesetzlichen Fristen aufbewahrt — Lohnunterlagen und Personaldokumente haben Aufbewahrungsfristen von bis zu 50 Jahren. Sie bleiben für die gesamte Dauer des Abonnements zugänglich.

Sie richten Beurteilungszyklen mit Feedback von Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern und Selbsteinschätzung ein. Sie definieren die Kompetenzen und Bewertungsraster, versenden die Formulare automatisch und verfolgen den Fortschritt jedes Mitarbeiters. Die Ergebnisse sind zentralisiert, leicht im Zeitverlauf zu vergleichen und in Einzelgesprächen zu besprechen.

Ja. Sie setzen Unternehmensziele, brechen sie auf Abteilungen und Teams herunter und verbinden sie anschließend mit den Schlüsselergebnissen (Key Results) jedes Mitarbeiters. Der Fortschritt aktualisiert sich sichtbar, sodass jeder sieht, wie er zu den Unternehmenszielen beiträgt, und das Management einen klaren Blick auf die Ausrichtung hat.

Der Zugriff wird rollenbasiert gesteuert: Administrator, HR, Teamleiter und Mitarbeiter. Ein Teamleiter sieht nur die ihm unterstellten Personen, HR sieht die gesamte Organisation, und ein Mitarbeiter sieht nur die eigene Akte und die eigenen Anträge. So bleiben sensible Daten nur für diejenigen sichtbar, die sie benötigen, im Einklang mit der DSGVO.

Sie können die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Konten und die Anmeldung per Single Sign-On (SSO) mit Google Workspace oder Microsoft Entra ID aktivieren. Inaktive Sitzungen laufen automatisch ab, und das Audit-Protokoll erfasst die Anmeldungen — ein wesentlicher Schutz für Personaldaten.

Zum Monatsende konsolidiert 4mystaff die genehmigte Zeiterfassung, die Überstunden, die Urlaube und die Vertragsänderungen in einem strukturierten Export, bereit zum Import in die Lohnabrechnungssoftware oder zum Versand an den Buchhalter. 4mystaff berechnet die Löhne nicht selbst — es bereitet die korrekten Daten auf, ohne manuelle Neueingabe.

Ja. Das Partnerprogramm gibt Ihnen einen einzigartigen Empfehlungscode und wiederkehrende monatliche Provisionen für jedes neue Unternehmen, das sich auf Ihre Empfehlung hin für 4mystaff entscheidet. Es ist ideal für HR-Berater, Lohnbüros und Arbeitsrechtskanzleien, die bereits mit Arbeitgebern zusammenarbeiten.