Ein Urlaubsantrag, vom Einreichen bis zur Freigabe
Der Mitarbeiter wählt die Urlaubsart, den Zeitraum und hängt optional ein Dokument an (zum Beispiel eine ärztliche Bescheinigung). Der Antrag geht automatisch an seine direkte Führungskraft, entlang der Berichtslinien im Organigramm; die Führungskraft genehmigt oder lehnt ihn mit einem Tipp ab und sieht dabei, wer im Team in diesem Zeitraum sonst noch frei hat. Wenn ein zweiter Schritt nötig ist (Validierung durch die Personalabteilung), schließt der Ablauf ihn ein. Der Mitarbeiter wird bei jeder Statusänderung benachrichtigt, und genehmigte Tage werden automatisch vom Saldo abgezogen.
Der Tagessaldo, korrekt berechnet — einschließlich anteiliger Berechnung
Das Arbeitsgesetzbuch garantiert ein Minimum von 20 Arbeitstagen Jahresurlaub pro Jahr. 4mystaff berechnet automatisch den Saldo jedes Mitarbeiters: den Jahresanspruch, genommene Tage, verbleibende Tage und, für unterjährig Eingestellte oder Teilzeitkräfte, die anteilige Berechnung. Der Übertrag nicht genommener Tage folgt den gesetzlichen Regeln (Inanspruchnahme im Folgejahr, soweit erlaubt). Es gibt keine Situation mehr, in der der Tabellen-Saldo von der Realität abweicht oder ein Mitarbeiter mehr Tage nimmt, als ihm zustehen.
Krankheitsurlaub und die Verknüpfung mit dem Stundenzettel
Krankheitsurlaub wird als gerechtfertigte Abwesenheit erfasst, mit angehängter Bescheinigung, und automatisch im Stundenzettel abgebildet — so erscheinen diese Tage beim Monatsabschluss nicht als unentschuldigte Lücken. Die Entgeltfortzahlung selbst wird in der Lohnabrechnung berechnet, doch die HR-Aufzeichnung (der Zeitraum, der Indemnitätscode, der Beleg) wird in 4mystaff gespeichert und weitergegeben. Derselbe Ansatz gilt für Mutterschaftsurlaub, Elternzeit oder Urlaub zur Pflege eines kranken Kindes.
Der Teamkalender und die Besetzungsplanung
Der größte Nutzen eines Urlaubsmoduls ist die Sichtbarkeit: der Teamkalender zeigt auf einen Blick, wer wann frei hat, nach Abteilung und Unternehmen. Die Führungskraft sieht, ob die Genehmigung eines Antrags das Team in einer arbeitsreichen Phase unterbesetzt ließe, und kann eine Verschiebung erbitten. Die Personalabteilung verfolgt Fehlzeiten mit aggregierten Berichten — genommene Tage je Team, der Gesamtsaldo nicht genommenen Urlaubs (eine Verbindlichkeit, die die Firma zum Jahresende handhaben muss) und Abwesenheitsmuster. All diese Berichte sind exportierbar.
