Wie das Stempeln der Anwesenheit funktioniert
Mitarbeiter stempeln so ein und aus, wie es ihnen passt: per Mobil-App (mit optionalem Geofencing, das bestätigt, dass sie am Arbeitsplatz sind), im Browser für Büropersonal oder an einem physischen Terminal am Standort für Produktions- oder Einzelhandelsteams. Jede Stempelung wird mit Zeitstempel und optional Standort erfasst und bildet das Anwesenheitsregister. Das System leitet aus diesen Stempelungen die tatsächlich geleisteten Stunden ab, ohne manuelle Berechnung durch Mitarbeiter oder Führungskraft.
Regulär-, Überstunden- und Nachtstunden — korrekt berechnet
Das Arbeitsgesetzbuch legt klare Regeln fest: die normale Dauer beträgt 8 Stunden/Tag und 40 Stunden/Woche, die Arbeitszeit darf 48 Stunden/Woche im Durchschnitt über einen Bezugszeitraum (in der Regel 4 Monate) nicht überschreiten, und Überstunden werden mit Freizeit oder einem Zuschlag ausgeglichen. Nachtarbeit (22:00–06:00 Uhr) sowie Arbeit an Ruhetagen oder Feiertagen haben ein eigenes Regime. 4mystaff wendet diese Regeln automatisch auf den Stundenzettel jedes Mitarbeiters an: es trennt reguläre von Überstunden, erkennt Nachtarbeit, kennzeichnet Überschreitungen der Wochengrenze und berechnet die zugehörigen Zuschläge — so ist der Export in die Lohnabrechnung von Anfang an korrekt.
Schichtplanung und Abgleich mit der tatsächlichen Anwesenheit
Für Teams, die in Schichten arbeiten (Einzelhandel, Gastgewerbe, Fertigung, Gesundheitswesen), planen Sie Schichten visuell in einem Kalender: weisen Sie Mitarbeiter Schichten zu, prüfen Sie die Abdeckung jedes Intervalls und vermeiden Sie Überschneidungen. Anschließend gleichen Sie den Plan mit der tatsächlichen Anwesenheit ab — Sie sehen sofort, wer zur geplanten Schicht erschienen ist, wer zu spät kam und wo eine Abdeckungslücke entstand. Dieser Plan-Ist-Vergleich ist genau das, was Stundenzettel in Tabellen vermissen lassen, und macht den Unterschied bei einem korrekten Monatsabschluss aus.
Ausnahmen, Freigabe und Export in die Lohnabrechnung
Vor dem Monatsabschluss prüft die Führungskraft die Ausnahmeliste — Verspätungen, unentschuldigte Abwesenheiten, Planüberschreitungen — und löst sie: genehmigt Überstunden, verknüpft eine Abwesenheit mit einer Urlaubsanfrage, korrigiert eine vergessene Stempelung (mit im Audit-Protokoll erfasstem Grund). Nach der Freigabe wird der Stundenzettel zur maßgeblichen Quelle für die Lohnabrechnung: Sie exportieren reguläre Stunden, Überstunden und Zuschläge in eine Datei, die bereit zum Import in eine Lohnsoftware oder zum Versand an den Buchhalter ist. Keine Doppelerfassung mehr und keine Streitereien über den Lohnzettel.
