Fluxul unei cereri de concediu, de la depunere la aprobare
Angajatul alege tipul de concediu, intervalul și, opțional, atașează un document (de exemplu certificatul medical). Cererea pleacă automat spre managerul lui direct, conform liniilor de raportare din organigramă; managerul o aprobă sau o respinge dintr-o singură atingere, cu posibilitatea de a vedea cine altcineva din echipă e plecat în acel interval. Când e nevoie de un al doilea pas (validare HR), fluxul îl include. Angajatul primește notificare la fiecare schimbare de stare, iar zilele aprobate se scad automat din sold.
Soldul de zile, calculat corect — inclusiv pro-rata
Codul Muncii garantează un concediu de odihnă anual de minimum 20 de zile lucrătoare. 4mystaff calculează automat soldul fiecărui angajat: dreptul anual, zilele consumate, zilele rămase și, pentru cei angajați pe parcursul anului sau cu normă parțială, calculul pro-rata. Reportarea zilelor neefectuate se face conform regulilor legale (efectuarea în anul următor în cazurile permise). Nu mai există situația în care soldul din Excel diferă de realitate sau în care un angajat ia mai multe zile decât i se cuvin.
Concediul medical și legătura cu pontajul
Concediul medical se înregistrează ca absență justificată, cu atașarea certificatului, și se reflectă automat în pontaj — astfel încât zilele respective nu apar ca lipsuri nejustificate la închiderea lunii. Indemnizația propriu-zisă se calculează în salarizare, dar evidența HR (intervalul, codul de indemnizație, documentul justificativ) este ținută în 4mystaff, de unde o transmiți celui care face salarizarea. La fel se procedează pentru concediul de maternitate, de creștere a copilului sau pentru îngrijirea copilului bolnav.
Calendarul de echipă și planificarea acoperirii
Cea mai mare valoare a unui modul de concedii e vizibilitatea: calendarul de echipă arată dintr-o privire cine e plecat și când, pe departament și pe companie. Managerul vede dacă aprobarea unei cereri lasă echipa descoperită într-o perioadă aglomerată și poate cere reprogramarea. HR-ul urmărește absenteismul cu rapoarte agregate — zile consumate per echipă, soldul total de concedii neefectuate (o datorie pe care firma o are de gestionat la final de an) și tiparele de absență. Toate aceste rapoarte sunt exportabile.
