Domande frequenti

È sufficiente un file Excel o CSV con nome, mansione, reparto, data di assunzione e stipendio base — esattamente le informazioni che già tieni nel tuo organigramma. Mappiamo automaticamente le colonne sul fascicolo del dipendente; il resto (contratto di lavoro (CIM), atti aggiuntivi, recapiti) lo completi man mano. Il nostro team ti assiste nel primo import, senza costi aggiuntivi.

Ogni modulo — Fascicoli & Libro Unico, Presenze & Ferie, Turni, Valutazioni & OKR, Dati buste paga — si attiva in modo indipendente dal pannello di amministrazione. Parti ad esempio dalla rilevazione presenze e dalle ferie, e aggiungi le valutazioni in seguito, senza riconfigurazioni. Paghi solo per ciò che usi, senza licenza per funzione.

Sì. Hai 6 mesi gratis, con accesso a tutti i moduli, senza carta alla registrazione e senza vincolo annuale. Se decidi di continuare, attivi l'abbonamento dal pannello; in caso contrario, l'account viene sospeso automaticamente al termine del periodo, senza alcun pagamento.

Sì. Se gestisci un gruppo di società o fornisci servizi HR a più clienti, le amministri tutte da un account centralizzato, con passaggio rapido tra le aziende. Ogni entità mantiene separati i propri fascicoli, l'organigramma e la rilevazione presenze, mentre i report possono essere consolidati a livello di gruppo.

Carta (Visa, Mastercard) o bonifico contro proforma. Fatturazione mensile o annuale (sconto sull'annuale), per dipendente attivo o per azienda. L'abbonamento si rinnova automaticamente, ma puoi modificarlo o annullarlo in qualsiasi momento dal pannello.

I dipendenti timbrano dall'app web o dal telefono, con un solo tocco all'arrivo e all'uscita. Puoi attivare la geolocalizzazione per i team sul campo oppure la timbratura a un terminale fisso per la sede. Le ore lavorate vengono totalizzate automaticamente, incluse pause e straordinari, senza fogli di calcolo manuali.

Il dipendente inoltra la richiesta dall'app, sceglie il tipo (riposo, malattia, non retribuito, evento speciale) e il periodo, e la richiesta arriva istantaneamente al responsabile diretto per l'approvazione o il rifiuto. Tutto resta nello storico, e i giorni approvati vengono scalati automaticamente dal saldo ferie.

Il saldo parte dal minimo legale di 20 giorni lavorativi all'anno previsto dal Codice del lavoro rumeno (Legge 53/2003), a cui si aggiungono i giorni extra del contratto o della politica interna. La piattaforma calcola automaticamente la maturazione proporzionale per i nuovi assunti, il riporto annuale e i giorni residui, sempre visibili al dipendente e all'HR.

Sì. La pianificazione dei turni avviene visivamente su un calendario settimanale o mensile, con modelli riutilizzabili per i turni ricorrenti. Il sistema segnala le sovrapposizioni, il riposo minimo tra i turni e il superamento della norma, in modo che la pianificazione rispetti l'orario di lavoro del Codice del lavoro.

Le ore lavorate oltre l'orario normale vengono marcate automaticamente come straordinarie in base alla timbratura, separatamente dalle ore standard. Il responsabile le conferma e confluiscono nel report mensile come riposo compensativo oppure come dati pronti per il pagamento maggiorato — secondo la politica aziendale e le disposizioni del Codice del lavoro.

Sì. Le ferie approvate e i turni pianificati possono sincronizzarsi con Google Calendar e Outlook, così le assenze dei colleghi sono visibili direttamente nel calendario del team. In questo modo eviti le sovrapposizioni di ferie e pianifichi le riunioni quando le persone sono effettivamente disponibili.

Il fascicolo centralizza il contratto di lavoro (CIM), gli atti aggiuntivi, la descrizione della mansione, le copie dei documenti di identità, i diplomi, la scheda di formazione sulla sicurezza sul lavoro e qualsiasi altro documento caricato — il tutto con versioning e storico. Hai così un fascicolo completo, facile da ritrovare all'occorrenza, invece di cartelle fisiche sparse per l'ufficio.

Le modifiche di stipendio, mansione, durata del contratto o cessazione vengono registrate nel fascicolo ed esportate nel formato richiesto: dati per il Libro Unico del Lavoro (art. 39 D.L. 112/2008), comunicazione obbligatoria UNILAV al Centro per l'Impiego e flussi UNIEMENS verso l'INPS. La piattaforma ti segnala le scadenze legali di comunicazione, così trasmetti in tempo ed eviti le sanzioni.

I dati dei dipendenti sono crittografati, l'accesso è limitato per ruolo e ogni visualizzazione o modifica resta nel registro di audit. Puoi definire i periodi di conservazione e gestire le richieste dei dipendenti (accesso, rettifica, cancellazione), rispettando il principio di minimizzazione dei dati richiesto dal GDPR.

Sì. Durante un'ispezione dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) puoi mettere a disposizione all'istante i fascicoli del personale, i contratti, gli atti aggiuntivi, il registro delle presenze e delle ferie, il tutto esportabile in PDF. Poiché i dati sono sempre aggiornati e centralizzati, non perdi più tempo a cercare i documenti tra i faldoni.

I documenti sono archiviati digitalmente su infrastruttura propria (server Hetzner, datacenter Helsinki, nell'UE) e conservati per tutta la durata del rapporto di lavoro più i periodi legali successivi — i libri paga e i documenti del personale hanno termini di conservazione fino a 50 anni. Restano accessibili per tutta la durata dell'abbonamento.

Configuri cicli di valutazione con feedback da responsabile, colleghi, collaboratori e autovalutazione. Definisci le competenze e le griglie di punteggio, invii i moduli automaticamente e segui i progressi di ogni dipendente. I risultati sono centralizzati, facili da confrontare nel tempo e da discutere negli incontri uno-a-uno.

Sì. Imposti gli obiettivi aziendali, li scomponi per reparti e team, poi li colleghi ai risultati chiave (key results) di ciascun dipendente. L'avanzamento si aggiorna in modo visibile, così ogni persona vede come contribuisce agli obiettivi dell'azienda e il management ha una visione chiara dell'allineamento.

L'accesso è controllato per ruolo: amministratore, HR, responsabile di team e dipendente. Un responsabile vede solo le persone che gestisce, l'HR vede l'intera organizzazione e il dipendente vede solo il proprio fascicolo e le proprie richieste. I dati sensibili restano così visibili solo a chi ne ha bisogno, in conformità con il GDPR.

Puoi attivare l'autenticazione a due fattori (2FA) su tutti gli account e l'accesso tramite Single Sign-On (SSO) con Google Workspace o Microsoft Entra ID. Le sessioni inattive scadono automaticamente e il registro di audit registra gli accessi — una protezione essenziale per i dati del personale.

A fine mese, 4mystaff consolida la rilevazione presenze approvata, gli straordinari, le ferie e le modifiche contrattuali in un export strutturato, pronto per essere importato nel software di buste paga o inviato al commercialista. 4mystaff non calcola di per sé gli stipendi — prepara i dati corretti, senza reinserimento manuale.

Sì. Il programma di affiliazione ti offre un codice di referral unico e commissioni mensili ricorrenti per ogni nuova azienda che sceglie 4mystaff su tua raccomandazione. È ideale per consulenti HR, studi di buste paga e studi di diritto del lavoro che già collaborano con i datori di lavoro.