Gestiune angajați cu dosare digitale

CIM, acte adiționale, fișa postului și documentele GDPR ale fiecărui angajat — într-un singur dosar digital, ușor de pus la dispoziție la un control ITM.

Dosarul de personal pe hârtie e o sursă constantă de risc: acte lipsă la control ITM, contracte care nu mai reflectă realitatea, date personale fără temei de prelucrare GDPR. 4mystaff transformă gestiunea angajaților într-un dosar digital unic per persoană — contract individual de muncă, acte adiționale, fișa postului, diplome, adeverințe și acordurile GDPR, toate datate și versionate. Actele adiționale semnate se adaugă în dosar, alături de istoricul modificărilor. Echipa HR are mereu la îndemână un dosar complet, iar angajatul își vede propriile documente în portal.

Dosar digital per angajat: CIM, acte adiționale, fișa postului, decizii, diplome, certificate — versionate și datate.
Generare automată a actului adițional la modificare de salariu, funcție, normă sau loc de muncă.
Transmiterea în registrul general de evidență a salariaților rămâne în sarcina angajatorului; 4mystaff îți păstrează actele pe care se bazează.
Documentele GDPR ale angajatului (informări, acorduri) păstrate în dosarul lui.
Self-service angajat: fiecare își descarcă propriul CIM și adeverințele, fără cereri către HR.
Adeverințe de venit și vechime generate la cerere din șabloane (bancă, viză, instituții).
Alerte pentru documente expirate: aviz medicina muncii, fișe SSM, permise de ședere/muncă.
Dosarul complet, ordonat pe categorii, la îndemână pentru un control ITM.

Ce conține un dosar de personal complet în 2026

Codul Muncii și legislația conexă impun un set minim de documente în dosarul fiecărui salariat: contractul individual de muncă semnat înainte de prima zi de lucru, fișa postului, actele adiționale pentru orice modificare ulterioară, dovada informării prevăzute la art. 17, fișa de instruire SSM și avizul de medicina muncii, plus actele de identitate și studii. 4mystaff structurează dosarul pe aceste categorii și marchează ce lipsește pentru fiecare angajat. La un control al Inspecției Muncii, ai dosarul complet — toate documentele, în ordine, cu istoricul modificărilor — în loc să cauți prin bibliorafturi.

Acte adiționale păstrate în dosar, în ordine

Orice modificare a elementelor contractuale (salariu, funcție, durata timpului de muncă, locul muncii) cere, conform art. 17 alin. (5) din Codul Muncii, un act adițional semnat anterior producerii efectelor. În 4mystaff, actul adițional semnat se arhivează în dosarul angajatului, alături de cele anterioare. Astfel vezi ușor dacă ultimul act semnat reflectă situația reală — nepotrivirea dintre ele este o neconformitate frecventă la controale.

GDPR pentru datele de personal: temei și acces

Datele angajaților cer un temei clar de prelucrare, iar GDPR cere ca accesul la ele să fie limitat la cine are nevoie. În 4mystaff, documentele GDPR ale fiecărui angajat (informări, acorduri acolo unde consimțământul este temeiul) stau în dosarul lui, iar accesul la dosar este controlat prin roluri și permisiuni: un manager de echipă vede doar oamenii lui, HR-ul vede tot. Perioadele de păstrare le stabilește angajatorul, conform legii — de exemplu, statele de salarii se păstrează 50 de ani.

De la angajare la încetare: ciclul de viață al dosarului

Dosarul digital acoperă tot ciclul: la angajare adaugi documentele de angajare (acte, CIM semnat, instruire SSM, aviz medical); pe parcurs adaugi acte adiționale și fișe de instruire periodică; la încetare adaugi decizia de încetare și celelalte acte, iar dosarul rămâne arhivat. Tot istoricul rămâne la îndemână — util atât pentru litigii de muncă, cât și pentru a demonstra conformitatea la un control.

Referințe legale

Legea nr. 53/2003 — Codul Muncii (republicat), art. 17 (informare) și art. 40 (obligațiile angajatorului)
Legea nr. 53/2003 — Codul Muncii, art. 34 (registrul general de evidență a salariaților)
Regulamentul (UE) 2016/679 — GDPR (temei de prelucrare, retenție, drepturile persoanei vizate)
Legea nr. 190/2018 — măsuri de aplicare a GDPR în România (prelucrarea datelor angajaților)

Întrebări frecvente

Ce documente trebuie să conțină obligatoriu dosarul de personal?

Minimum: contractul individual de muncă semnat înainte de începerea activității, fișa postului, dovada informării prevăzute la art. 17 din Codul Muncii, actele adiționale pentru orice modificare, fișa de instruire SSM, avizul de medicina muncii și actele de identitate/studii. 4mystaff marchează automat ce lipsește din dosarul fiecărui angajat.

Dosarul digital este acceptat la un control ITM?

Da. Dosarul electronic este valid atâta timp cât documentele sunt semnate (olograf scanat sau electronic) și pot fi puse la dispoziția inspectorilor. În 4mystaff, documentele dosarului sunt ordonate pe categorii, cu istoricul modificărilor, ca să le poți pune la dispoziția inspectorilor.

Când trebuie semnat actul adițional la modificarea salariului?

Înainte de producerea efectelor modificării, conform art. 17 alin. (5) din Codul Muncii. Practic, dacă majorarea de salariu intră în vigoare de la 1 ale lunii, actul adițional trebuie semnat anterior acelei date. În 4mystaff, actul semnat se păstrează în dosarul angajatului.

Cât timp trebuie păstrate documentele de personal?

Statele de salarii se păstrează 50 de ani; dosarul de personal se păstrează conform politicilor interne și obligațiilor legale, de regulă mai mulți ani după încetarea contractului. Perioada de păstrare o stabilește angajatorul, conform acestor obligații.

Angajații își pot accesa singuri documentele?

Da. Prin portalul self-service, fiecare angajat își vede și descarcă propriul CIM, actele adiționale, adeverințele de venit și de vechime — fără să mai trimită cereri către HR. Accesul este strict la propriul dosar.

Cum gestionează 4mystaff datele sensibile, precum cele medicale?

Accesul la dosare se stabilește prin roluri și permisiuni: datele cu caracter special (de exemplu informațiile din concediile medicale) rămân vizibile doar rolurilor cărora le acorzi acest drept, după principiul din GDPR ca fiecare să vadă doar ce are nevoie.

Articole utile

Pontaj și prezență →Evidența orelor lucrate și raportul lunar de ore pentru fiecare angajat.Securitate și acces →Roluri, permisiuni și GDPR — cine are acces la dosarele de personal.Software HR & salarizare (4softhr) →Pentru salarizare și HR complet, vezi 4softhr, produsul-soră din ecosistem.Vezi abonamente →

Digitalizează dosarele de personal

Adaugi angajații și documentele lor, organizezi categoriile de dosar și ai totul într-un singur loc pentru un control ITM. Ai 6 luni gratuit, fără card.

Vezi abonamente Contactează un consultant