4mystaff bearbeitet nicht die Mandate Ihrer Kunden — es erfasst die Zeit der Menschen, die sie bearbeiten. Sie sehen die Stunden jedes Teammitglieds je Mandat, die abrechenbare Auslastung, die Spitzen rund um gesetzliche Fristen und eine Urlaubsplanung, die kein Mandat unbesetzt lässt. Dieselben Buchungen erfüllen die Aufzeichnungspflicht nach §16 Abs. 2 ArbZG.
Alle im Team buchen ihre Stunden auf das Mandat, an dem sie gearbeitet haben. So sehen Sie, wie viel Zeit jedes Mandat wirklich bindet. Für Deutschland konfiguriert: die Arbeitszeiterfassung richtet sich nach ArbZG §16(2) — Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit (BAG-Urteil vom 13.09.2022).
Das Team planen Sie um die gesetzlichen Fristen herum, mit zusätzlichen Schichten dort, wo das Volumen es verlangt. Die Arbeitszeitgrenzen bleiben eingehalten. Für Deutschland konfiguriert: die Arbeitszeiterfassung richtet sich nach ArbZG §16(2) — Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit (BAG-Urteil vom 13.09.2022).
Fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden je Person und Monat im Vergleich. Freie Kapazität und der Bedarf für die nächste Einstellung werden sichtbar. Für Deutschland konfiguriert: die Arbeitszeiterfassung richtet sich nach ArbZG §16(2) — Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit (BAG-Urteil vom 13.09.2022).
Urlaub wird gegen den Fristenkalender genehmigt, damit kein Mandat ohne Zuständigkeit bleibt. Resttage laufen automatisch mit. Für Deutschland konfiguriert: die Arbeitszeiterfassung richtet sich nach ArbZG §16(2) — Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit (BAG-Urteil vom 13.09.2022).
Jede Person sieht nur die Personaldaten, die ihre Rolle erlaubt, mit 2FA bei der Anmeldung und vollständigem Protokoll der Zugriffe. Für Deutschland konfiguriert: die Arbeitszeiterfassung richtet sich nach ArbZG §16(2) — Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit (BAG-Urteil vom 13.09.2022).
Jedes erfasste Intervall trägt Mandant und Leistungsart, der Monatsbericht weist also Stunden je Mandat und je Person aus. Der Vergleich mit dem vereinbarten Honorar bringt die defizitären Mandate sofort ans Licht — meist die, die vor Jahren übernommen und nie neu kalkuliert wurden.
Tätigkeiten sind als abrechenbar oder intern gekennzeichnet, und der Auslastungsbericht zeigt den abrechenbaren Anteil je Person und je Team. So sehen Sie, wie viel Zeit in Korrespondenz, Nacharbeit und Verwaltung fließt, bevor Sie zusätzliches Personal einstellen.
Sie planen Zusatzschichten und Mehrarbeit für die Spitzenwochen im Voraus; das System rechnet den Durchschnitt nach §3 ArbZG mit — zehn Stunden täglich nur, wenn im Mittel von sechs Monaten acht Stunden nicht überschritten werden — und prüft die elf Stunden Ruhezeit nach §5. Der Zähler pro Person ist vor der Freigabe sichtbar.
Urlaubsanträge laufen über eine Genehmigung und prüfen automatisch, ob eine andere Person die Mandate im gewünschten Zeitraum übernehmen kann. Sie sperren die kritischen Fristenwochen und lassen den Rest des Jahres offen — mit Warnung vor Resttagen, denn der Mindesturlaub nach §3 BUrlG verfällt grundsätzlich zum 31. März des Folgejahres.
