Perguntas frequentes

Basta um ficheiro Excel ou CSV com nome, função, departamento, data de admissão e retribuição base — exatamente a informação que já mantém no seu mapa de pessoal. Fazemos automaticamente a correspondência das colunas com a ficha do colaborador; o resto (contrato de trabalho, anexos, contactos) vai completando aos poucos. A nossa equipa acompanha a primeira importação, sem custo adicional.

Cada módulo — Ficha & conformidade, Ponto & férias, Turnos, Avaliações & OKR, Dados para processamento salarial — ativa-se de forma independente a partir do painel de administração. Começa, por exemplo, pelo registo de ponto e pelas férias, e acrescenta as avaliações mais tarde, sem qualquer reconfiguração. Só paga pelo que usa, sem licenciamento por funcionalidade.

Sim. Tem 6 meses grátis, com acesso a todos os módulos, sem necessidade de cartão no registo e sem fidelização anual. Se decidir continuar, ativa a subscrição a partir do painel; caso contrário, a conta é suspensa automaticamente no final do período, sem qualquer cobrança.

Sim. Se gere um grupo de empresas ou presta serviços de RH a vários clientes, gere todas a partir de uma conta centralizada, com mudança rápida entre empresas. Cada entidade mantém a sua própria ficha de colaboradores, organograma e registo de ponto separados, enquanto os relatórios podem ser consolidados ao nível do grupo.

O pagamento é feito por cartão (Visa, Mastercard) ou transferência bancária mediante fatura pró-forma. Pode escolher faturação mensal ou anual (com desconto no pagamento anual), por colaborador ativo ou por empresa. A subscrição renova-se automaticamente, mas pode alterá-la ou cancelá-la a qualquer momento a partir do painel.

Os colaboradores registam o ponto a partir da aplicação web ou do telemóvel, com um único toque à entrada e à saída. Pode ativar a geolocalização para equipas no terreno ou o registo num terminal fixo nas instalações. As horas trabalhadas são totalizadas automaticamente, incluindo interrupções e trabalho suplementar, sem folhas de cálculo manuais — cumprindo o registo de início, interrupção e termo do período de trabalho exigido pelo art. 202.º do Código do Trabalho.

O colaborador submete o pedido a partir da aplicação, escolhe o tipo (férias, baixa médica, falta não remunerada, licença especial) e o período, e o pedido chega instantaneamente ao seu superior hierárquico direto para aprovação ou recusa. Tudo fica registado no histórico, e os dias aprovados são descontados automaticamente do saldo de férias.

O saldo parte do mínimo legal de 22 dias úteis por ano civil completo, previsto no art. 237.º do Código do Trabalho, podendo chegar a 25 dias úteis em caso de assiduidade e pontualidade no ano anterior. A plataforma calcula automaticamente o direito proporcional no primeiro ano (2 dias úteis por mês completo, até 20 dias), o vencimento anual e os dias restantes, visíveis a qualquer momento pelo colaborador e pelo RH.

Sim. O planeamento de turnos é feito visualmente num calendário semanal ou mensal, com modelos reutilizáveis para turnos recorrentes. O sistema assinala sobreposições, o descanso mínimo entre turnos e a ultrapassagem do período normal de trabalho, para que o planeamento respeite os horários definidos no Código do Trabalho.

As horas trabalhadas além do período normal são marcadas automaticamente como trabalho suplementar com base no registo de ponto, em separado das horas normais. O art. 226.º CT fixa o limite anual em 150 horas (200 horas nas empresas com 50 ou mais trabalhadores), e o art. 268.º CT fixa a majoração em 25% na primeira hora, 37,5% nas seguintes e 50% em dia de descanso ou feriado. O responsável confirma as horas, que entram no relatório mensal já classificadas para o processamento salarial.

Sim. As férias aprovadas e os turnos planeados podem sincronizar-se com o Google Calendar e o Outlook, para que as ausências dos colegas fiquem visíveis diretamente no calendário da equipa. Assim evita sobreposições de férias e marca reuniões quando as pessoas estão efetivamente disponíveis.

A ficha centraliza o contrato de trabalho, os anexos, a descrição de funções, as cópias dos documentos de identificação, os certificados de habilitações, a ficha de formação em segurança no trabalho e qualquer outro documento carregado — tudo com controlo de versões e histórico. Tem assim um processo completo, fácil de localizar quando precisa, em vez de pastas físicas espalhadas pelo escritório.

As admissões, as alterações de retribuição ou de função e as cessações de contrato ficam registadas na ficha e são preparadas no formato necessário para a comunicação de admissão à Segurança Social e para os dados a enviar à Autoridade Tributária. A plataforma assinala os prazos legais de comunicação para que não incorra em contraordenações por atraso.

Os dados dos colaboradores são encriptados, o acesso é restringido por perfil, e cada consulta ou alteração fica registada no registo de auditoria. Pode definir prazos de conservação e tratar os pedidos dos colaboradores (acesso, retificação, apagamento), respeitando o princípio da minimização de dados exigido pelo RGPD e pela Lei 58/2019.

Sim. Numa inspeção da Autoridade para as Condições do Trabalho, pode disponibilizar de imediato as fichas de pessoal, os contratos, os anexos, o registo de ponto e o histórico de férias, tudo exportável em PDF. Como os dados estão sempre atualizados e centralizados, deixa de perder tempo à procura de documentos em dossiês — o que evita contraordenações como as aplicadas por falta ou incorreção do registo de tempo de trabalho.

Os documentos são arquivados digitalmente em infraestrutura própria (servidores Hetzner, centro de dados de Helsínquia, na UE) e mantidos durante toda a relação de trabalho, mais os prazos legais subsequentes — o registo de tempo de trabalho deve ser conservado durante 5 anos nos termos do art. 202.º CT. Permanecem acessíveis durante toda a vigência da subscrição.

Configura ciclos de avaliação com feedback do superior hierárquico, dos colegas, dos subordinados e autoavaliação. Define as competências e as grelhas de pontuação, envia os formulários automaticamente e acompanha o progresso de cada colaborador. Os resultados ficam centralizados, fáceis de comparar ao longo do tempo e de discutir nas reuniões individuais.

Sim. Define os objetivos da empresa, desdobra-os por departamentos e equipas, e depois liga-os aos resultados-chave (key results) de cada colaborador. O progresso atualiza-se de forma visível, para que cada pessoa veja como contribui para os objetivos da empresa e a gestão tenha uma visão clara do alinhamento.

O acesso é controlado por perfil: administrador, RH, responsável de equipa e colaborador. Um responsável só vê as pessoas que gere diretamente, o RH vê toda a organização, e o colaborador só vê a sua própria ficha e os seus pedidos. Assim, os dados sensíveis permanecem visíveis apenas a quem precisa deles, em conformidade com o RGPD.

Pode ativar a autenticação de dois fatores (2FA) em todas as contas e o início de sessão por Single Sign-On (SSO) com o Google Workspace ou o Microsoft Entra ID. As sessões inativas expiram automaticamente, e o registo de auditoria regista os acessos — uma proteção essencial para os dados do pessoal.

No final do mês, o 4mystaff consolida o ponto aprovado, o trabalho suplementar, as férias e as alterações contratuais numa exportação estruturada, pronta a importar no seu software de processamento salarial ou a enviar ao contabilista. O 4mystaff não processa salários — prepara os dados corretos, sem necessidade de os introduzir manualmente outra vez.

Sim. O programa de afiliados dá-lhe um código de referência único e comissões mensais recorrentes por cada nova empresa que escolha o 4mystaff por sua recomendação. É ideal para consultores de RH, gabinetes de processamento salarial e escritórios de advogados de direito do trabalho que já trabalham com empregadores.