Najczęściej zadawane pytania

Wystarczy plik Excel lub CSV z imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem, działem, datą zatrudnienia i wynagrodzeniem zasadniczym — dokładnie te informacje, które już masz w swojej liście płac. Automatycznie mapujemy kolumny do akt pracownika, a resztę (umowa o pracę, aneksy, dane kontaktowe) uzupełniasz stopniowo. Nasz zespół wspiera Cię przy pierwszym imporcie bez dodatkowych kosztów.

Każdy moduł — Akta & e-Teczka, Ewidencja czasu pracy & urlopy, Grafiki zmian, Oceny & OKR, Dane do rozliczeń — aktywuje się niezależnie z panelu administracyjnego. Możesz zacząć na przykład od ewidencji czasu pracy i urlopów, a oceny dodać później, bez żadnej rekonfiguracji. Płacisz tylko za to, czego używasz, bez licencji per funkcja.

Tak. Masz 6 miesięcy za darmo z dostępem do wszystkich modułów, bez podawania karty przy rejestracji i bez rocznego zobowiązania. Jeśli zdecydujesz się kontynuować, aktywujesz abonament z panelu; jeśli nie, konto zostaje automatycznie zawieszone po zakończeniu okresu próbnego, bez żadnej opłaty.

Tak. Jeśli zarządzasz grupą firm lub świadczysz usługi kadrowe dla kilku klientów, zarządzasz nimi wszystkimi z jednego, scentralizowanego konta z szybkim przełączaniem między firmami. Każdy podmiot ma osobne akta, schemat organizacyjny i ewidencję czasu pracy, a raporty można konsolidować na poziomie grupy.

Płatność odbywa się kartą (Visa, Mastercard) lub przelewem na podstawie faktury proforma. Możesz wybrać rozliczenie miesięczne lub roczne (ze zniżką przy płatności rocznej), naliczane per aktywny pracownik. Abonament odnawia się automatycznie, ale możesz go zmienić lub anulować w dowolnym momencie z poziomu panelu.

Pracownicy rejestrują czas pracy z aplikacji webowej lub telefonu, jednym dotknięciem przy przyjściu i wyjściu. Możesz aktywować geolokalizację dla zespołów pracujących w terenie albo rejestrację na stałym terminalu w siedzibie firmy. Przepracowane godziny są sumowane automatycznie, łącznie z przerwami i nadgodzinami, bez ręcznych arkuszy — zgodnie z obowiązkiem elektronicznej ewidencji czasu pracy z art. 149 Kodeksu Pracy.

Pracownik składa wniosek z poziomu aplikacji, wybiera rodzaj urlopu (wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, bezpłatny) oraz okres, a wniosek trafia natychmiast do bezpośredniego przełożonego do akceptacji lub odrzucenia. Wszystko pozostaje w historii, a zatwierdzone dni są automatycznie odejmowane od salda urlopowego.

Saldo wynika z wymiaru określonego w art. 154 Kodeksu Pracy — 20 dni rocznie przy stażu pracy poniżej 10 lat lub 26 dni przy stażu 10 lat i dłuższym. Platforma automatycznie nalicza urlop proporcjonalny dla nowo zatrudnionych (art. 153 KP), przenosi niewykorzystane dni na kolejny rok i pokazuje pozostałe dni w każdej chwili — zarówno pracownikowi, jak i działowi HR.

Tak. Planowanie grafiku odbywa się wizualnie na widoku tygodniowym lub miesięcznym, z gotowymi do ponownego użycia szablonami dla powtarzających się zmian. System sygnalizuje nakładające się zmiany, minimalny odpoczynek między zmianami i przekroczenie norm czasu pracy, dzięki czemu grafik jest zgodny z przepisami Kodeksu Pracy o czasie pracy.

Godziny przepracowane ponad obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy są automatycznie oznaczane jako nadliczbowe na podstawie ewidencji, oddzielnie od godzin standardowych. Menedżer je zatwierdza, a system przygotowuje dane albo jako czas wolny w zamian, albo jako podstawę do dodatku za nadgodziny — zgodnie z polityką firmy i przepisami Kodeksu Pracy.

Tak. Zatwierdzone urlopy i zaplanowane zmiany mogą synchronizować się z Google Calendar i Outlook, dzięki czemu nieobecności współpracowników są widoczne bezpośrednio w kalendarzu zespołu. Dzięki temu unikasz nakładania się urlopów i planujesz spotkania wtedy, gdy ludzie są faktycznie dostępni.

e-Teczka centralizuje umowę o pracę, aneksy, zakres obowiązków, kopie dokumentów tożsamości, dyplomy, kartę szkolenia BHP i każdy inny wgrany dokument — wszystko z historią wersji. Zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS akta prowadzone są w czterech częściach (A, B, C, D), dzięki czemu masz kompletną teczkę, łatwą do odnalezienia w razie potrzeby, zamiast papierowych segregatorów rozrzuconych po biurze.

Zmiany wynagrodzenia, stanowiska, wymiaru etatu lub rozwiązania umowy są rejestrowane w aktach i przygotowywane w formie gotowej do zgłoszenia ubezpieczonego (ZUS ZUA / ZUS ZWUA) oraz do programu kadrowo-płacowego takiego jak Płatnik, Optima czy Symfonia. Platforma sygnalizuje ustawowe terminy zgłoszeń, dzięki czemu zgłaszasz dane na czas i unikasz sankcji.

Dane pracowników są szyfrowane, dostęp jest ograniczony rolami, a każde wyświetlenie lub zmiana pozostają w dzienniku audytu. Możesz określić okresy retencji i obsługiwać wnioski pracowników (dostęp, sprostowanie, usunięcie), zachowując zasadę minimalizacji danych wymaganą przez RODO.

Tak. Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy możesz od razu udostępnić akta osobowe, umowy, aneksy, ewidencję czasu pracy i historię urlopów — wszystko eksportowalne do PDF. Ponieważ dane są zawsze aktualne i scentralizowane, nie tracisz czasu na szukanie dokumentów w segregatorach.

Dokumenty są archiwizowane cyfrowo na własnej infrastrukturze (serwery Hetzner, centrum danych w Helsinkach, w UE) i przechowywane przez cały okres zatrudnienia oraz wymagany okres późniejszy — ewidencja czasu pracy i dokumentacja pracownicza dla stosunków pracy nawiązanych po 2018 r. podlegają 10-letniemu okresowi przechowywania. Pozostają dostępne przez cały czas trwania abonamentu.

Konfigurujesz cykle oceny z opiniami od przełożonego, współpracowników, podwładnych oraz samooceną. Definiujesz kompetencje i skale ocen, automatycznie wysyłasz formularze i śledzisz postępy każdego pracownika. Wyniki są scentralizowane, łatwe do porównania w czasie i do omówienia podczas rozmów 1:1.

Tak. Ustawiasz cele firmy, rozbijasz je na działy i zespoły, a następnie łączysz z kluczowymi wynikami (key results) każdego pracownika. Postęp aktualizuje się w widoczny sposób, dzięki czemu każdy widzi, jak przyczynia się do celów firmy, a zarząd ma jasny obraz spójności działań.

Dostęp jest kontrolowany na podstawie ról: administrator, HR, kierownik zespołu i pracownik. Kierownik widzi tylko osoby z podległego zespołu, HR widzi całą organizację, a pracownik widzi wyłącznie własne akta i wnioski. Dzięki temu dane wrażliwe są widoczne tylko dla tych, którzy ich rzeczywiście potrzebują, zgodnie z RODO.

Możesz włączyć uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) dla wszystkich kont oraz logowanie przez Single Sign-On (SSO) z Google Workspace lub Microsoft Entra ID. Nieaktywne sesje wygasają automatycznie, a dziennik audytu rejestruje logowania — to kluczowa ochrona danych kadrowych.

Na koniec miesiąca 4mystaff konsoliduje zatwierdzoną ewidencję czasu pracy, nadgodziny, urlopy i zmiany w zatrudnieniu w ustrukturyzowany eksport, gotowy do zaimportowania w programie kadrowo-płacowym lub do przesłania księgowości. 4mystaff nie nalicza wynagrodzeń ani składek ZUS samodzielnie — przygotowuje poprawne dane, bez ręcznego przepisywania.

Tak. Program partnerski daje Ci unikalny kod polecający i cykliczne, miesięczne prowizje za każdą nową firmę, która wybierze 4mystaff dzięki Twojej rekomendacji. To rozwiązanie idealne dla konsultantów HR, biur rachunkowych prowadzących kadry i płace oraz kancelarii prawa pracy, które już współpracują z pracodawcami.