Droga wniosku urlopowego, od złożenia do akceptacji
Pracownik wybiera rodzaj nieobecności, przedział dat i — jeśli trzeba — dołącza dokument. Wniosek trafia automatycznie do bezpośredniego przełożonego, zgodnie z liniami raportowania ze schematu organizacyjnego; przełożony zatwierdza go albo odrzuca jednym kliknięciem, widząc przy tym, kto jeszcze z zespołu jest w tym czasie nieobecny. Gdy potrzebny jest drugi krok — potwierdzenie kadr — obieg go zawiera. Pracownik dostaje powiadomienie przy każdej zmianie statusu, a zatwierdzone dni odejmują się od salda. Cztery dni urlopu na żądanie (art. 167² Kodeksu pracy) obsługujesz osobnym, szybkim wnioskiem, z tej samej puli 20 lub 26 dni.
Saldo dni policzone poprawnie — także proporcjonalnie
Kodeks pracy daje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego (art. 152), a jego wymiar to 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni od 10 lat, licząc również okresy nauki z art. 155 — na przykład 8 lat za ukończone studia wyższe. 4mystaff liczy saldo każdej osoby: wymiar roczny, dni wykorzystane, dni pozostałe oraz, dla zatrudnionych w trakcie roku i pracujących na część etatu, urlop proporcjonalny zaokrąglany w górę do pełnego dnia. W pierwszej pracy prawo narasta z upływem każdego miesiąca po 1/12 wymiaru (art. 153), co system uwzględnia automatycznie. Koniec z saldem w Excelu, które nie zgadza się z rzeczywistością.
Zwolnienia lekarskie, e-ZLA i powiązanie z ewidencją
Zwolnienie lekarskie odnotowujesz jako nieobecność usprawiedliwioną: e-ZLA wpływa elektronicznie na profil płatnika w PUE ZUS, a w 4mystaff zapisujesz przedział, rodzaj i dokument. Nieobecność automatycznie odkłada się w ewidencji czasu pracy, więc te dni nie pojawiają się jako nieusprawiedliwione luki przy zamknięciu miesiąca. Samo wynagrodzenie chorobowe i zasiłek liczy się na liście płac — 33 dni wynagrodzenia chorobowego od pracodawcy w roku kalendarzowym, 14 dni dla pracowników po 50. roku życia, potem zasiłek z ZUS — ale ewidencja kadrowa, czyli przedział, podstawa i dokument, zostaje tutaj i idzie dalej w eksporcie. Tak samo prowadzisz urlop macierzyński, rodzicielski oraz opiekę nad dzieckiem.
Plan urlopów, zaległości i obsada zespołu
Największą wartością modułu urlopowego jest widoczność: kalendarz zespołu pokazuje jednym spojrzeniem, kto jest nieobecny i kiedy — w dziale i w całej firmie. Przełożony widzi, czy zatwierdzenie wniosku nie zostawi zespołu bez obsady w gorącym okresie, i może poprosić o przesunięcie terminu. Plan urlopów na rok (art. 163 Kodeksu pracy) układasz w tym samym kalendarzu, a system pilnuje terminu z art. 168: zaległego urlopu trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Kadry śledzą nieobecności zbiorczymi raportami — dni wykorzystane w zespole, łączne saldo niewykorzystanych urlopów (rezerwa, którą firma musi rozliczyć) oraz wzorce absencji. Wszystkie raporty można wyeksportować.
