Ewidencja czasu pracy i obecności online

Rejestracja wejścia i wyjścia z aplikacji, przeglądarki albo terminala, automatyczne naliczanie nadgodzin i pracy nocnej oraz miesięczny raport gotowy do eksportu na listę płac — zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy.

Ewidencja prowadzona na papierowych listach albo w Excelu zamienia się na koniec miesiąca w godziny uzgadniania i w błędy, które trafiają na pasek wynagrodzeń. 4mystaff cyfryzuje całą ewidencję czasu pracy: pracownik rejestruje wejście i wyjście w aplikacji mobilnej, w przeglądarce lub na terminalu w zakładzie, a system sam liczy godziny przepracowane, nadgodziny, pracę w porze nocnej i przerwy oraz oznacza odstępstwa — spóźnienia, nieobecności, przekroczenia normy. Grafik zmian planujesz wizualnie w kalendarzu i zestawiasz go z rzeczywistą obecnością. Na koniec miesiąca eksportujesz zatwierdzoną ewidencję do Symfonii, Comarch Optimy albo enova365 — bez przepisywania danych.

Rejestracja wejść i wyjść z aplikacji mobilnej (opcjonalnie z geofencingiem), z przeglądarki albo z terminala w zakładzie pracy.
Automatyczne naliczanie: godziny normalne, nadgodziny, praca w porze nocnej, praca w niedziele i święta, przerwy.
Odstępstwa wychwytywane od razu: spóźnienia, wcześniejsze wyjścia, nieobecności, przekroczenia normy dobowej i tygodniowej.
Kontrola limitów z Kodeksu pracy: 8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin w tygodniu, 150 nadgodzin w roku, 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego.
Dodatki liczone według art. 151¹ Kodeksu pracy — 50% albo 100% — oraz 20% za każdą godzinę pracy w porze nocnej.
Wizualny grafik zmian — stałych, zmianowych i elastycznych — zestawiany z rzeczywistą obecnością.
Ewidencja dla pracy zdalnej i ruchomego czasu pracy, z rejestracją z dowolnego miejsca.
Zatwierdzenie miesiąca przez przełożonego i eksport na listę płac do Symfonii, Comarch Optimy lub enova365.

Jak działa rejestracja obecności

Pracownik rejestruje wejście i wyjście w sposób, który pasuje do jego pracy: w aplikacji mobilnej (z opcjonalnym geofencingiem, który potwierdza obecność w miejscu pracy), w przeglądarce — jeśli pracuje przy biurku — albo na terminalu przy wejściu do zakładu, co sprawdza się w produkcji i handlu. Każde zdarzenie zapisuje się z godziną i opcjonalnie z lokalizacją, tworząc ewidencję wymaganą przez art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Z tych zapisów system wyprowadza godziny faktycznie przepracowane — bez ręcznych obliczeń po stronie pracownika czy kierownika. Kontrola obecności i lokalizacji to monitoring w rozumieniu art. 22² i 22³ Kodeksu pracy, więc jego cel i zakres zapisujesz w regulaminie pracy i informujesz o nim zespół; 4mystaff pomaga to udokumentować.

Godziny normalne, nadgodziny i praca nocna — policzone poprawnie

Kodeks pracy stawia jasne granice: czas pracy to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu przyjętego okresu rozliczeniowego, a przeciętny tygodniowy czas pracy z nadgodzinami nie może przekroczyć 48 godzin. Roczny limit nadgodzin z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy to 150 godzin (art. 151 § 3). Za nadgodziny należy się dodatek 100% — za pracę w porze nocnej, w niedziele i święta niebędące dniami pracy oraz za przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej — albo 50% w pozostałych dniach (art. 151¹); zamiast dodatku pracownik może otrzymać czas wolny. Praca w porze nocnej, czyli 8 godzin między 21:00 a 7:00 (art. 151⁷), daje dodatkowo 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia. 4mystaff stosuje te reguły na ewidencji każdego pracownika automatycznie, więc eksport na listę płac jest poprawny od pierwszego miesiąca.

Grafik zmian i zestawienie z rzeczywistą obecnością

Dla zespołów pracujących zmianowo — w handlu, gastronomii, produkcji, ochronie zdrowia — planujesz grafik wizualnie w kalendarzu: przypisujesz ludzi do zmian, sprawdzasz obsadę w każdym przedziale i unikasz nakładek. System pilnuje przy tym odpoczynku dobowego (co najmniej 11 godzin, art. 132 Kodeksu pracy) i tygodniowego (co najmniej 35 godzin, art. 133), więc grafik nie „wyprodukuje” naruszenia. Potem zestawiasz plan z rzeczywistą obecnością — od razu widzisz, kto przyszedł na swoją zmianę, kto się spóźnił i gdzie powstała luka w obsadzie. Tego porównania plan-wykonanie brakuje w ewidencji w Excelu i właśnie ono decyduje o poprawnym zamknięciu miesiąca.

Odstępstwa, zatwierdzenie i eksport na listę płac

Przed zamknięciem miesiąca przełożony przegląda listę odstępstw — spóźnienia, nieusprawiedliwione nieobecności, przekroczenia normy — i rozstrzyga je: zatwierdza nadgodziny, wiąże nieobecność z wnioskiem urlopowym, poprawia zapomniane zdarzenie z powodem odnotowanym w dzienniku audytu (ewidencja uzupełniana „z pamięci” raz w miesiącu jest dla inspektora PIP nierzetelna). Po zatwierdzeniu ewidencja staje się źródłem prawdy dla wynagrodzeń: eksportujesz godziny normalne, nadgodziny i dodatki w pliku gotowym do wczytania w Symfonii, Comarch Optimie albo enova365 lub do przekazania biuru kadrowo-płacowemu. Znika podwójne wpisywanie i znikają dyskusje o pasku wynagrodzeń.

Podstawa prawna

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, art. 149 § 1 (obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy)
Kodeks pracy, art. 151 § 3 (roczny limit 150 nadgodzin) i art. 151¹ (dodatek 50% albo 100%)
Kodeks pracy, art. 151⁷ i art. 151⁸ (praca w porze nocnej i 20% dodatku) oraz art. 132–133 (odpoczynek dobowy 11 h i tygodniowy 35 h)
Kodeks pracy, art. 22²–22³ (monitoring i kontrola obecności) oraz art. 281 § 1 (odpowiedzialność za nieprowadzenie dokumentacji)
Dyrektywa 2003/88/WE — organizacja czasu pracy (limit 48 godzin, odpoczynek dobowy i tygodniowy)

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy?

Tak. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy nakłada obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia, a nieprowadzenie dokumentacji jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1 000 do 30 000 zł. Ewidencję udostępniasz pracownikowi oraz inspektorowi PIP na żądanie. 4mystaff buduje ją automatycznie z rejestracji wejść i wyjść.

Jak liczy się nadgodziny i dodatki?

Nadgodziny to praca powyżej normy dobowej albo przeciętnej normy tygodniowej. Dodatek wynosi 100% za pracę w porze nocnej, w niedziele i święta niebędące dniami pracy oraz za przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej, a 50% w pozostałych dniach (art. 151¹ Kodeksu pracy); zamiast dodatku pracownik może otrzymać czas wolny. Roczny limit z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy to 150 godzin. 4mystaff rozdziela godziny automatycznie i pilnuje limitu.

Czy ewidencja obejmuje pracę zdalną?

Tak. Przepisy o pracy zdalnej (art. 67¹⁸ i następne Kodeksu pracy) nie zwalniają z prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracownik zdalny rejestruje wejście i wyjście w aplikacji albo w przeglądarce, a godziny liczą się dokładnie tak samo jak przy pracy w biurze. Obsługiwany jest również ruchomy i elastyczny czas pracy.

Jak system zapobiega rejestracji z innego miejsca?

W aplikacji mobilnej włączasz geofencing, który dopuszcza rejestrację tylko w obrębie miejsca pracy; dla stałych zespołów terminal przy wejściu wyklucza odbicie na odległość. Taka kontrola to monitoring w rozumieniu art. 22² i 22³ Kodeksu pracy — jej cel i zakres zapisujesz w regulaminie pracy i informujesz pracowników. Każda ręczna korekta zostaje w dzienniku audytu.

Co dzieje się z ewidencją na koniec miesiąca?

Przełożony zatwierdza miesiąc — godziny normalne, nadgodziny, dodatki — rozstrzyga odstępstwa, a następnie powstaje eksport gotowy na listę płac. Plik wczytasz w Symfonii, Comarch Optimie albo enova365 lub przekażesz biuru kadrowo-płacowemu, bez ręcznego przepisywania.

Czy mogę planować zmiany i sprawdzać obsadę?

Tak. Grafik planujesz wizualnie w kalendarzu, przypisujesz ludzi do zmian i sprawdzasz obsadę w każdym przedziale godzinowym. System pilnuje 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego, a potem zestawiasz plan z rzeczywistą obecnością.

Jak długo przechowuje się ewidencję czasu pracy?

Ewidencja jest częścią dokumentacji pracowniczej, więc przechowujesz ją przez okres zatrudnienia i 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Warto pamiętać też o trzyletnim terminie przedawnienia roszczeń o wynagrodzenie — bez ewidencji trudno się obronić w sporze. 4mystaff trzyma archiwum przez cały ten okres.

Powiązane materiały

Urlopy i nieobecności →Zatwierdzone nieobecności odkładają się w ewidencji — bez nieusprawiedliwionych luk.Akta osobowe →Przepracowane godziny zasilają teczkę i eksport na listę płac.Struktura organizacyjna →Kierownik działu widzi obecność wyłącznie swojego zespołu.Zobacz abonamenty →

Przenieś ewidencję czasu pracy na cyfrowe tory

Uruchamiamy rejestrację obecności dla Twojego zespołu, konfigurujemy grafiki i reguły nadgodzin — pierwszy eksport na listę płac już w kolejnym miesiącu.

Zobacz abonamenty Porozmawiaj z doradcą