Co musi zawierać teczka pracownicza w 2026 roku
Rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. dzieli dokumentację pracowniczą na części: A — dokumenty zgromadzone przy ubieganiu się o pracę, B — przebieg zatrudnienia (umowa, aneksy, informacja o warunkach zatrudnienia z art. 29 § 3 Kodeksu pracy, orzeczenia lekarskie, karty szkoleń BHP), C — dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy wraz z kopią świadectwa pracy, D — kary porządkowe, a od 2023 roku także E — dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości. 4mystaff układa teczkę dokładnie w tych częściach i pokazuje, czego brakuje u konkretnej osoby. Podczas kontroli PIP eksportujesz kompletne akta — wszystkie dokumenty w kolejności, z historią zmian — zamiast przeszukiwać segregatory.
Aneks przygotowany automatycznie, nie pisany od zera
Zmiana istotnych warunków umowy — wynagrodzenia, stanowiska, wymiaru czasu pracy czy miejsca pracy — wymaga porozumienia zmieniającego albo wypowiedzenia zmieniającego z art. 42 Kodeksu pracy, a od 2023 roku również zaktualizowanej informacji o warunkach zatrudnienia przekazanej pracownikowi najpóźniej w dniu, w którym zmiana zaczyna obowiązywać. W 4mystaff zmieniasz stawkę lub stanowisko w karcie pracownika, a system uzupełnia aneks z szablonu, kieruje go do podpisu i odkłada w części B akt. Najczęstsza nieprawidłowość wykrywana przez inspektorów — rzeczywiste wynagrodzenie inne niż w ostatnim podpisanym dokumencie — po prostu nie ma jak powstać.
e-Teczka i RODO: podstawa, zakres danych, okres przechowywania
Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej pozwala prowadzić akta w postaci elektronicznej, o ile system zapewnia integralność, poufność i kompletność dokumentów, a zmiana postaci papierowej na elektroniczną zostaje potwierdzona kwalifikowanym podpisem albo pieczęcią elektroniczną i zgłoszona pracownikowi. Do tego dochodzi art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy: dokumentację przechowujesz przez okres zatrudnienia i 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (dla osób zatrudnionych przed 2019 rokiem — 50 lat, jeśli pracodawca nie złożył raportów informacyjnych ZUS RIA). 4mystaff pilnuje tych terminów, ogranicza zakres danych do art. 22¹ Kodeksu pracy, a dostęp do akt opiera na rolach: kierownik widzi tylko swój zespół, kadry widzą wszystko, a każde otwarcie teczki zapisuje się w dzienniku audytu.
Od zatrudnienia do świadectwa pracy: cykl życia teczki
Cyfrowa teczka obejmuje cały cykl zatrudnienia: przy przyjęciu zbierasz dokumenty według listy onboardingowej (kwestionariusz osobowy, umowa podpisana przed dopuszczeniem do pracy, wstępne badania lekarskie z art. 229 Kodeksu pracy, szkolenie BHP), w trakcie dokładasz aneksy, oceny i karty szkoleń okresowych, a przy rozstaniu generujesz wypowiedzenie albo porozumienie stron, świadectwo pracy w terminie z art. 97 Kodeksu pracy i rozliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Cała historia pozostaje odtwarzalna — przydaje się i w sporze przed sądem pracy, i przy wykazaniu zgodności podczas kontroli.
